Numéro unique intelligent - Introduction et configuration
Qu'est-ce que le service Numéro Unique ?
Votre assistante virtuelle vous aide à rester joignable pour vos clients, vos collègues et vos amis sans être dérangé par les appels imprévus. Elle filtre vos appels et ne vous envoie que ceux qui sont importants pour vous, lorsque vous souhaitez les recevoir. Vous obtenez un numéro unique pour vos appels téléphoniques et vos télécopies(1). Voici quelques services de mobilité que le service
Numéro Unique vous procure:
- Vos appels vous suivront sur différents numéros selon vos instructions.
- Vous pouvez faire filtrer vos appels entrants pour ne laisser passer que ceux qui sont importants en plus de connaitre l'appelant avant de prendre un appel.
- Vous pouvez changer votre statut par téléphone ou sur le Web pour indiquer à vos appelants que vous êtes en réunion, hors du bureau ou non disponible.
- Un portail Web facile à utiliser vous permet de gérer votre statut, vos filtres d'appels, vos horaires de renvoi d'appels .
- Vos messages vocaux et télécopies(2) vous seront acheminés sous forme de courriels pour vous faire bénéficier de la commodité d'une messagerie unifiée. Vous pouvez aussi programmer des alertes SMS pour être averti lorsque vous recevez des messages vocaux ou des télécopies.
- Avec l'option Auto-Fax, les gens peuvent vous appeler et vous envoyer des télécopies sur le même numéro.
- Tous vos appels sont listés dans un registre détaillé que vous pouvez consulter sur le portail Web pour fins de facturation ou suivi.
Les fonctions de renvoi d'appels de ce service sont offertes aux usagers membres d'une compagnie à travers le service de réceptionniste virtuelle ou directement à travers un numéro DID pour les abonnés du public.
Comment configurer le service Numero Unique
La configuration de votre nouveau service Smart Fax nécessite les tâches suivantes:
- Définir vos téléphones (numéros sur lesquels votre assistante peut vous joindre)
- Configurer vos horaires de renvoi d'appels
- Spécifier vos préférences de filtrage d'appels
- Vos messages vocaux vous seront envoyés à l'adresse courriel que vous avez donnée lors de votre inscription.
- Vous devez aussi spécifier comment vous souhaitez être averti lorsque vous recevez de nouveaux messages vocaux ou des télécopies.
Les fonctions de renvoi d'appels du service Numéro Unique sont appliquées sur tous les appels que vous recevez sur votre numéro DID ou à travers le service Smart Fax (Réceptionniste virtuelle) si vous êtes membre d'une compagnie (employé).
Mais avant de donner votre nouveau numéro à tous vos contacts d'affaires et amis, assurez-vous de faire les tests et ajustements suivants:
1. Désactivez l'option de boîte vocale sur vos appareils téléphoniques. Ceci est important pour vous assurer que vos messages vocaux iront tous à une seule place: votre boîte de réception avec vos courriels et télécopies. Si pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas désactiver l'option de boîte vocale, assurez-vous que le nombre de sonneries le spécifié dans votre renvoi d'appels est suffisamment grand pour éviter que les répondeurs se déclenchent pour prendre l'appel. On veut que l'appel revienne si le numéro ne répond pas.
2. Testez votre nouveau service Numéro Unique afin de vous assurer que vos renvois d'appels et votre messagerie vocale fonctionnent correctement. Vous pouvez toujours aller sur votre portail Web pour effectuer des changements à vos horaires de renvoi d'appels et à vos adresses téléphoniques.
- Composez le numéro de votre service Numéro Unique à partir d'un téléphone pour confirmer que vos appels sont traités selon votre statut et vos horaires de renvoi d'appels.
- Laissez-vous un message vocal et vérifiez que vous avez bien reçu un courriel avec le message vocal dans un fichier en pièce jointe.
Votre service Numero Unique est prêt à être utilisé
- Allez à Horaires de renvoi d'appels pour personnaliser vos horaires de renvoi d'appels et définir les règles indiquant comment vous voulez que vos appels vous soient acheminés.
- Allez à Statut et renvoi d'appels pour marquer votre statut comme étant en réunion, hors du bureau ou non disponible; ou pour faire acheminer tous vos appels vers un numéro spécifique de votre choix.
- Allez à Traitement des appels pour établir les règles pour filtrer vos appels: choisissez le type d'appels que vous voulez prendre et refuser, demander à connaitre l'appelant avant de décider de prendre l'appel, et spécifiez si vous voulez que Evatel accède à votre agenda pour connaitre votre statut et gérer vos appels en conséquence.
Foire aux questions
Ai-je besoin d'un DID pour utiliser le service Smart Fax?
Réponse: À moins que vous fassiez partie d'une organisation qui a un compte d'entreprise avec le service Réceptionniste virtuelle , vous devez demander un numéro de téléphone direct (DID). Ce DID devient votre numéro direct personnel avec le service Numéro Unique.
Que signifie l'option Auto-Fax?
Réponse: Auto-Fax est une fonction avancée qui vous permet de recevoir des télécopies sur le même numéro de téléphone où vous recevez vos messages vocaux: votre DID. Avec Auto-Fax, Evatel détecte automatiquement les télécopies entrantes, les reçoit et vous les envoie dans votre boîte de réception. Auto-Fax est offert seulement aux utilisateurs qui ont un numéro privé DID.
Que fait le service Smart Fax
Réponse: Smart Fax est une version spéciale du service Numéro Unique dédié à recevoir vos télécopies. Ceci peut être utile si vous recevez un grand nombre de télécopies ou si vous voulez offrir un numéro de télécopieur local à vos clients dans différents pays pour les recevoir de manière centralisée dans votre boîte de réception. Smart Fax est disponible seulement sur les systèmes qui supporte l'option télécopieur.
avec DID pour activer l'option Auto-Fax?
Réponse: Oui. Vous avez besoin d'un DID Numéro Unique pour activer Auto-Fax, la fonction qui vous permet de recevoir vos télécopies sur la même ligne. Votre numéro Numéro Unique avec Auto-Fax est l'équivalent de deux services-en-un: un pour recevoir les appels téléphoniques (voix) et l'autre pour recevoir les télécopies. Evatel détecte automatiquement le type d'appel entrant (voix ou télécopie) et le traite en conséquence. L'option de détection automatique de télécopies requiert l'utilisation d'une passerelle équipée de cette fonction.
Que fait le service Smart Fax?
Réponse: Les gens peuvent vous envoyer des télécopies simplement en composant votre numéro Numéro Unique avec l'option Auto-Fax à partir d'un télécopieur de la même façon qu'ils enverraient toute autre télécopie. Pour que la détection Auto-Fax fonctionne, il faut que l'appelant presse le bouton Start du télécopieur immédiatement après avoir composé le numéro sans écouter sur la ligne. Votre numéro Numéro Unique avec Auto-Fax est l'équivalent de deux services-en-un: un pour recevoir les appels téléphoniques (voix) et l'autre pour recevoir les télécopies. Evatel détecte automatiquement le type d'appel entrant (voix ou télécopie) et le traite en conséquence. L'option de détection automatique de télécopies requiert l'utilisation d'une passerelle équipée de cette fonction.
C'est quoi la messagerie unifiée?
Réponse:Evatel envoie vos messages vocaux et télécopies à votre compte courriel. Vos télécopies et messages vocaux sont conservés dans votre boîte de réception avec vos courriels pour vous permettre de les accéder par téléphone ou à partir de votre poste de travail ou d'un programme de lecture de courriels quelconque. C'est cela le service de Messagerie Unifiée de Evatel.
Qu'arrive-t-il lorsque les gens n'arrivent pas à me joindre?
Réponse: Les appelants qui ne peuvent pas vous rejoindre sur votre service Numéro Unique auront l'option de vous laisser un message vocal de la même façon qu'ils laisseraient un message sur une messagerie vocale traditionnelle ou sur votre répondeur.
Où sont conservés mes messages vocaux et mes télécopies?
Réponse: Tous vos messages vocaux et télécopies reçus par Evatel sont envoyés à votre compte courriel et conservés sur votre serveur de courriels. Evatel ne garde pas de copies de vos messages vocaux ni de vos télécopies.
Comment puis-je accéder à mes messages vocaux et mes télécopies?
Réponse: Vous avez plusieurs façons d'accéder vos messages vocaux et télécopies Evatel :
- À partir d'un programme de lecture de courriels tel que Microsoft Outlook ou Lotus Notes. Vous pouvez entendre vos messages vocaux, les archiver, les acheminer ou les effacer de votre poste de travail comme vous le feriez avec tout autre courriel. Vous pouvez également visualiser et imprimer vos télécopies, les archiver, les acheminer ou les effacer.
- Par téléphone en utilisantSpeech Outlook . Vous pouvez aussi utiliser le téléphone pour écouter vos messages vocaux, les archiver, les acheminer ou les effacer comme vous le feriez avec tout autre système de messagerie vocale. Vous pouvez choisir que Evatel achemine, archive ou efface vos télécopies par téléphone.
Y a-t-il des risques causés par les messages vocaux envoyés par le service Evatel?
Réponse: Non. Mais certaines compagnies bloquent encore les pièces jointes WAV à cause de leur taille et de leur contenu soupçonné. En fait, les messages vocaux Evatel sont des fichiers .WAV standards enregistrés à une fréquence de 8KHz (8kilo-octets par seconde). La majorité des messages vocaux prennent moins de 90 secondes, ce qui représente un maximum de 720K par message.