Configuration du conduit d'accès à vos courriels

Pourquoi faut-il un conduit d'accès aux courriels?

Votre assistante virtuelle a besoin de savoir comment accéder votre compte de courriels pour vous donner un accès vocal interactif à vos courriels, et probablement vos rendez-vous et vos contacts par téléphone. Speech Outlook vous procure . En utilisant des commandes vocales ou des touches téléphoniques (DTMF), vous pouvez:

  • Accéder et gérer vos courriels, messages vocaux et télécopies par commandes vocales (écouter, répondre, effacer, composer).
  • Consulter votre agenda et y programmer des rendez-vous.
  • Accéder vos contacts par leurs noms pour les appeler ou leur envoyer des courriels vocaux.

Note: L'accès vocal aux rendez-vous et contacts emmagasinés sur le serveur de courriels n'est offert qu'aux usagers dont un compte  est de type Google ou Exchange.

Première configuration du conduit d'accès à vos courriels

Comment configurer un nouveau conduit d'accès aux courriels ?

Pour configurer votre Conduit d'Accès aux Courriels, vous aurez à fournir le nom d'usager et mot de passe que vous utilisez pour accéder votre compte de courriels. Il est possible que vous ayez à fournir d'autres information techniques telles que l'adresse URL et le protocole d'accès de votre serveur de courriels si votre fournisseur de service de courriels n'est pas connu par votre assistante.  Contactez l'administrateur de votre système de courriels pour avoir de l'aide.

Si vous changez votre adresse courriel, les paramètres d'accès à votre compte de courriels seront réinitialisés.

Pour configurer l'accès à un serveur de courriels inconnu, vous aurez besoin des information techniques suivantes:

  • Le protocole d'accès utilisé pour l'accès à vos courriels. Ex: POP3, IMAP, Google, Exchange OWA or Exchange 2007
  • Le nom du serveur de courriels: C'est l'adresse (URL) utilisée pour accéder au serveur qui héberge votre compte de courriels. Ex: https://webmail.mycompany.com

Pour compléter la configuration du conduit d'accès aux courriels, vos codes d'accès seront requis:

  • Votre nom d'usager: C'est le nom d'usager que vous utilisez pour accéder votre compte de courriels à partir de programmes tels que Outlook Express. Il est possible que vous ayez à entrer le nom du domaine de votre compte de courriels.
  • Votre mot de passe: C'est le mot de passe que vous utilisez pour accéder votre compte de courriels. Cette information confidentielle est automatiquement encryptée avant d'être sauvegardée par votre assistante.

Contactez votre administrateur de réseau pour établir un conduit d'accès aux courriels de votre entreprise et l'ajouter à la liste des Serveurs de courriels connus. Sinon, vous lui demanderez de vous fournir les informations pour le faire vous-même (Nouveaux Serveurs de courriels).
 

Protocole d'accès et nom de votre serveur de courriels

Serveurs de courriel connus

Si votre adresse courriel correspond à un serveur de courriels connu et validé, Evatel vous offrira d'utiliser les mêmes paramètres déjà enregistrés de ce serveur (protocole d'accès et URL du serveur). Cliquez sur Continuer pour accepter et passer à la saisie des informations d'identification de l'usager (nom d'usager et mot de passe).

Si les paramètres d'accès proposés ne correspondent pas à votre serveur de courriels, vous devez cliquer sur Modifier afin de choisir des paramètres différents. Sélectionnez le protocole d'accès à votre compte courriel puis entrez le nom du serveur et cliquez Continuer.

Nouveaux serveurs de courriels

Si votre adresse courriel ne correspond pas à un serveur de courriels connu et validé, vous devez manuellement sélectionner le protocole d'accès et entrer le nom de votre serveur de courriels.  Veuillez noter que ces informations sont exactement les mêmes qui seraient requises lorsque vous accédez votre compte à l'aide d'un client d'accès aux courriels tel Microsoft Outlook Express, Eudora ou Microsoft Outlook Web Access.

À partir de la section Paramètres d'accès aux courriels, sélectionnez Nouveau pour entrer les informations d'accès à votre serveur de courriels: son protocole et son nom.

  1. Sélectionnez le Protocole d'accès aux courriels:
  2. Entrez le Nom du serveur de courriels: L'adresse (URL) menant à votre serveur de courriels à travers Internet. Par exemple, imap.secureserver.net, https://webmail.enterprise.com/exchange et http://206.200.104.1/exchange sont des nom de serveurs valides.

Lorsque vous aurez terminé, passez à l'étape suivante pour entrer votre nom d'usager et votre mot de passe.
 

Paramètres d'accès au compte courriel

Vous devez maintenant fournir votre nom d'usager et votre mot de passe pour accéder à votre compte courriel. Ces paramètres sont ceux que vous utilisez pour accéder vos courriels à partir d'autres programmes tel que Eudora ou Outlook Express. Veuillez consulter Notre engagement sur la sécurité et la confidentialité de vos données.

Lorsque vous aurez terminé, cliquez Soumettre pour confirmer et lancer la validation des paramètres d'accès aux courriels.
 

Validation et confirmation de l'accès aux courriels

Lorsque vous aurez terminé d'entrer toutes les informations requises pour accéder votre compte courriel et cliqué Soumettre, le portail Web lance l'étape de validation des paramètres d'accès en les essayant. Des tests d'accès aux différents répertoires du compte sont effectués. Les résultats des tests sont affichés incluant les erreurs éventuelles.  Les nouveaux paramètres d'accès ne sont sauvegardés que si les tests de validation sont concluants. Autrement, vous aurez à changer les paramètres et à repasser les tests de validation.

Si les tests se concluent avec succès, vous recevrez un message confirmant que l'accès à votre compte courriel a été validé avec succès.

Accès au compte courriel réussi

Si vous voyez le message indiquant que l'accès à votre compte courriel a été validé avec succès, cela signifie que le conduit d'accès à votre compte courriel a été établi. Les nouveaux paramètres d'accès sont sauvegardés.

Fonctions et restrictions des protocoles d'accès

La table suivante est un sommaire des fonctions supportées selon le type de compte courriel de l'usager (protocole d'accès aux courriels).

X

Signifie que l'option N'EST PAS SUPPORTÉE avec ce protocole

 

 

POP3

IMAP

Gmail & MS Exchange

COURRIELS

Accéder les nouveaux courriels

?

?

?

Accéder les courriels archivés

X

?

?

Marquer comme Lu ou Non-Lu

X

?

?

Composer et envoyer des courriels

?

?

?

BOÎTE VOCALE

Accéder les nouveaux messages vocaux

?

?

?

Accéder les messages vocaux archivés

X

?

?

Marquer comme Lu ou Non-Lu

X

?

?

Composer et envoyer des messages vocaux

?

?

?

TÉLÉCOPIES

Accéder aux nouvelles télécopies

?

?

?

Accéder aux télécopies archivées

X

?

?

Marquer Lu ou Non-Lu

X

?

?

Envoyer à un télécopieur

X

X

X

AGENDA

Accéder et consulter les rendez-vous

X

?

?

Confirmer ou annuler des rendez-vous

X

X

?

Créer de nouveaux rendez-vous

X

X

?

CONTACTS

Accéder les informations d'un contact

?

?

?

Appeler ou envoyer un courriel à un contact

?

?

?

Spécifier un numéro de téléphone préféré

?

?

?

Dépannage en cas de problèmes d'accès au compte courriel

Nom de serveur de courriels incorrect

Correction: Assurez-vous d'avoir le bon nom et le bon URL pour votre serveur de courriels. Demandez à votre fournisseur de de service courriel ou votre administrateur de réseau de vous fournir les informations requises pour accéder votre compte courriel en utilisant des programmes comme Outlook Express ou Eudora.

Nom d'usager ou mot de passe incorrect

Correction: Assurez-vous d'entrer le même nom et mot de passe que vous utilisez pour accéder à votre compte courriel à partir de d'autres programmes  (Outlook Express par exemple). Demandez à votre fournisseur de de service courriel ou votre administrateur de réseau pour le format de votre identification. Il est possible que ce soit une combinaison de votre nom avec d'autres informations comme le nom et/ou le domaine de votre serveur de courriels.

L'assistante n'arrive pas à lire aucun de mes courriels

Symptôme: Quand je demande à Evatelde lire mes courriels, j'entends: "Vous n'avez pas de messages dans votre boîte aux lettres" ou "Votre boîte aux lettres n'est pas accessible".

Causes possibles:

1.        L e service Courriel Speech n'est pas offert par votre fournisseur de service: Vérifiez auprès votre fournisseur de service Evatel au sujet de la disponibilité du service dans votre région.

2.        L e service Courriel Speech existe mais vous ne vous y êtes pas enregistré: Allez sur Portail Web et cliquez sur "Mon Compte" sur la barre d'outils de votre Portail Web pour vous abonner au service Courriel Speech .

L'assistante ne lit pas certains de mes courriels

Symptôme: Evatel lit mes courriels mais pas tous mes courriels.

Causes et corrections possibles: Les courriels n'étaient pas dans le bloc téléchargé par Evatel . Par défaut, Evateltélécharge les courriels en paquet de 25 messages. Tous les courriels au-dessus de cette limite ne seront pas téléchargés. Vos courriels manquants sont probablement dans le prochain paquet. Vous pouvez vérifier avec votre administrateur de système si vous pouvez accroître le nombre de courriels téléchargés à chaque accès. Seul l'administrateur peut changer ce paramètre pour les usagers.

L'assistante n'envoie pas mes réponses aux courriels ni mes nouveaux courriels vocaux

Symptôme: Mes contacts ne reçoivent pas les messages que je leur envoie ou que je leur fait acheminer.

Causes et corrections possibles: Le port SMTP de votre serveur Serveur Evatel  est probablement bloqué. Assurez-vous que le port SMTP (25) de votre serveur Serveur Evatel n'a pas été fermé par un programme Anti-virus tel McAfee ou par un pare-feu. Contactez votre administrateur de système pour rapporter ce problème et le faire corriger.

Questions relatives au conduit d'accès aux courriels

rendra mon compte courriel moins sécuritaire?

Réponse: Non. Evatelagit exactement comme si vous utilisiez un ordinateur pour accéder votre compte courriel à travers Internet. Evatelutilise vos informations encryptées et accéder à votre compte courriel pour cherche vos messages et vous les lire au téléphone. Si vous remarquez une dégradation dans le niveau de sécurité de votre compte courriel, veuillez nous en informer par courriel à l'adresse Cette adresse courriel est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. .  Nous serons intéressés d'en être au courant. Nous appliquons des mécanismes de sécurité et de confidentialité bien connus afin de protéger vos informations confidentielles. Toutes les données personnelles sont encryptées par des programmes avant d'être sauvegardées ou communiquées sur des réseaux publics. Evatelutilise COMODO avec les algorithmes d'encryption SSL et 3DES.

aide les virus à entrer dans mon ordinateur?

Réponse: Non. Evateln'ouvre jamais les pièces jointes sur votre serveur de courriels. Les seules actions effectuées sont les suivantes: télécharger ou renvoyer des courriels, les effacer ou les archiver. Une fois que les courriels sont téléchargés sur le serveur Serveur Evatel , ils vous sont lus en utilisant la technologie de synthèse vocale. Dans le cas des messages vocaux, les fichiers audio joints utilisent le format .WAV standard et sont ouverts sur le serveur Serveur Evatel avant d'être lus sur le réseau téléphonique seulement. Toutes les autres pièces jointes vous sont énumérées au téléphone, mais jamais ouvertes.

permet aux intrus d'accéder mes courriels?

Réponse: Non. La seule façon pour un intrus d'accéder à votre compte courriel à travers Evatelest si il ou elle a vos codes d'accès (Numéro d'usager etNIP). La sécurité de ces informations est similaire à celle que vous utilisez pour votre accès bancaire par téléphone (avec moins de conséquences si elles sont perdues). Vous devriez changer votre NIP sur une base régulière afin d'accroître votre sécurité.

accède à mon courriel à distance?

Réponse: Evatel agit exactement comme si vous utilisiez un ordinateur pour accéder votre compte courriel à travers Internet. Evatelutilise vos informations encryptées et accède à votre compte courriel pour chercher vos messages et vous les lire au téléphone. Vos commandes vocales et DTMF sont envoyées en ligne à votre serveur de courriels. Toute réponse reçue de votre serveur de courriels vous sera communiquée verbalement au téléphone en utilisant la synthèse de la parole.

écrit des données sur mon serveur de courriels?

Réponse: cela dépend de vos requêtes.  Evatel accède votre compte courriel à travers Internet, télécharge et vous lit vos courriels, rendez-vous et contacts, programme des rendez-vous dans votre agenda, répond aux courriels, efface des courriels, etc.  Evatel agit pour vous et exécute vos commandes vocales pour effectuer des opérations sur votre compte courriel en passant toujours par le conduit d'accès à votre compte courriel. Evatel n'écrit pas ses donnes sur votre serveur de courriels. Par contre, le serveur de courriels peut garder une copie des nouveaux messages ou réponses envoyés à travers Evatel.

Sécurité et confidentialité

La confidentialité est une grande préoccupation chez la plupart des internautes, et joue un rôle important pour une expérience agréable et satisfaisante sur Internet. Nous sommes très au courant et très sensibles à la confidentialité des données de nos abonnés. Nous considérons la protection de toutes les données personnelles de nos abonnés comme le critère le plus important de notre mission corporative. Soyez assurés que nous avons toutes les mesures de sécurité mises en place pour assurer la protection des informations que vous nous confiez contre tout accès ou utilisation inappropriée.

Nous prenons la confidentialité de vos données privées très au sérieux et nous nous engageons à bien la protéger. Nous voulons mériter votre confiance, c'est pourquoi nous avons pris toutes les mesures possibles pour protéger et assurer la confidentialité de vos informations personnelles.

Nos procédures de sécurité

Voici une brève description des mesures spécifiques prises pour assurer la protection et la confidentialité de vos informations:

  • Tout mot de passe ou Numéro d'identification personnel (NIP) reçu de vous est immédiatement cryptés avant toute transmission sur le réseau Internet. Nous utilisons les techniques de cryptage les plus stricts de l'industrie (3-DES).
  • Pour minimiser les risques reliés à la transmission de données personnelles sur l'Internet, nous cryptons toute l'information que vous nous soumettez en utilisant le protocole SSL (Secure Sockets Layer).
  • Les données confidentielles telles que les mots de passe et les NIPs ne peuvent être accédées en clair que par des programmes informatiques et seulement en mémoire d'ordinateur. Les mots de passe et les NIPs ne sont pas accessibles aux personnes.
  • Conformément à notre engagement à protéger vos informations privées, nous avons pris les mesures nécessaires pour intégrer un certificat SSL.

Ceci veut dire qu'à chaque fois que vous avez besoin d'accéder ou de transférer des informations personnelles en passant par le portail Web ou par les services vocaux, soyez assurés que les contrôles appropriés sont en place pour protéger la confidentialité de vos informations personnelles et garantir la sécurité de vos communications.