Clients

À titre de revendeur, vous vendez et assurez le soutien technique des services Evatel auprès de clients professionnels ou d'entreprises. Accessible à partir du menu principal, la page Clients vous permet d'afficher et de gérer vos comptes d'abonnés.

Aperçu de l'interface

Accessible à partir du menu principal, la page Clients comporte 2 onglets:

  • Compagnies: Il s'agit d'entreprises détenant un compte multi-utilisateurs qui utilisent vos services Evatel pour leurs membres (employés) et activités commerciales. Au moment de l'abonnement, le rôle d'administrateur-entreprise sera attribué au premier utilisateur créé. Celui-ci pourra créer et gérer les comptes d'employés, configurer le service de réceptionniste virtuelle, le bottin des employés, les numéros de téléphone de l'entreprise, les restrictions d'appels, la connexion au serveur de courriels de l'entreprise, les contacts partagés, etc. Chaque compte d'entreprise dispose d'au moins un numéro de téléphone pour lequel la réceptionniste virtuelle répond aux appels.
  • Professionnels: Il s'agit généralement de professionnels ou de travailleurs autonomes qui s'abonnent à vos services Evatel pour leur propre compte. Chaque compte professionnel dispose d'au moins un numéro de téléphone associé au service Numéro unique de l'utilisateur.

À partir de la page Clients, vous pouvez:

  1. Créer et supprimer des comptes.
  2. Gérer les réglages, les restrictions d'appels et l'abonnement d'un compte.
  3. Envoyer un courriel à un client contenant ses codes d'accès, les détails de son abonnement ou un message.
  4. Gérer le statut d'un compte (Essai gratuit, Facturation suspendue, En production, etc.)
  5. Accéder directement à un compte afin d'effectuer des tâches de soutien.
  6. Exporter une liste de comptes vers un fichier PDF ou CSV.
  7. Importer un compte à partir d'un système de messagerie tiers (comme Google ou Microsoft) ou d'un système téléphonique (comme BroadSoft).
  8. Trier, chercher et filtrer les comptes de clients.

Interface des comptes d'entreprises

Cette page affiche une liste des comptes d'entreprises avec les renseignements suivants (certains détails sont contextuels):

ENTÊTE DE COLONNE

DESCRIPTION

Case à cocher

 Cochez la case à côté d'un ou plusieurs comptes pour effectuer certaines actions (p. ex.: exporter une liste de comptes).

CID

 Identifiant unique du compte d'entreprise. Ce champ n'est pas modifiable.

Entreprise

 Nom de l'entreprise titulaire du compte. Cliquez sur ce lien pour accéder au compte avec des droits d'administrateur.

ORGID

 Identifiant de l'organisation à laquelle cette entreprise est affiliée. Si le compte n'est pas affilié, l'identifiant ORGID sera identique à l'identifiant de compte (CID).

Utilisateurs

 Affiche le nombre de comptes d'employé associés à l'abonnement d'entreprise.

CAN

 Numéro de compte de l'abonné aux fins de facturation. Ce champ n'est pas modifiable.

Numéro de téléphone

 Numéro de la réceptionniste virtuelle. Cliquez sur l'icône WebPhone pour appeler l'entreprise.

Options

 Cliquez sur l'icône Options pour afficher et modifier les réglages du compte d'entreprise, notamment l'URL des pages de connexion et d'abonnement, le format des numéros de poste, le statut de compte (restrictions, mode test), l'affiliation, etc. Voir Gérer les réglages d'un compte pour plus d'information.

Rest

 Cliquez sur l'icône

Restrictions

pour afficher et modifier les restrictions d'appels associées au compte d'entreprise. La page qui s'affichera vous permettra d'appliquer des exceptions au compte d'entreprise. Voir Gérer les restrictions d'appels d'un compte pour plus d'information.

Forfaits

 Cliquez sur l'icône Forfaits pour afficher et modifier les forfaits, options et appareils associés au compte d'entreprise. Voir Gérer les forfaits d'un abonné pour plus d'information.

Facturation

 Statut de facturation de l'abonné: Essai gratuit, Facturation suspendue, En production, etc. Voir Gérer le statut d'un compte pour plus d'information.

Supprimer

 Cliquez sur l'icône pour Supprimer un compte d'entreprise. Voir Supprimer un compte pour plus d'information.

Interface des comptes de professionnels

Cette page affiche une liste des comptes de professionnels avec les renseignements suivants (certains détails sont contextuels):

ENTÊTE DE COLONNE

DESCRIPTION

Case à cocher

 Cochez la case à côté d'un ou plusieurs comptes pour effectuer certaines actions (p. ex.: exporter une liste de comptes).

UID

 Identifiant unique du compte de professionnel. Ce champ n'est pas modifiable.

ORGID

 Identifiant de l'organisation à laquelle l'utilisateur est affilié. Si le compte n'est pas affilié, l'identifiant ORGID sera identique à l'identifiant de compte (CID).

Utilisateur

 Nom de la personne titulaire du compte. Cliquez sur ce lien pour accéder au compte avec des droits d'administrateur.

Poste

 Cliquez sur ce lien pour modifier les propriétés du poste téléphonique de l'utilisateur.

Lang

 Langue de l'utilisateur.

CAN

 Numéro de compte de l'abonné aux fins de facturation. Ce champ n'est pas modifiable.

Numéro de téléphone

 Numéro de la réceptionniste virtuelle. Cliquez sur l'icône WebPhone pour appeler l'utilisateur.

Options

 Cliquez sur l'icône Options pour afficher et modifier les réglages du compte, notamment les options et limites, le moteur de transcription vocale, les codes de configuration de téléphone, le choix d'identification de l'appelant, l'affiliation, etc. Voir Gérer les réglages d'un compte pour plus d'information.

Rest

 Cliquez sur l'icône Restrictions pour afficher et modifier les restrictions d'appels associées au compte de professionnel. La page qui s'affichera vous permettra d'appliquer des exceptions au compte de l'abonné. Voir Gérer les restrictions d'appels d'un compte pour plus d'information.

Forfaits

 Cliquez sur l'icône Forfaits pour afficher et modifier les forfaits, options et appareils associés au compte de professionnel. Voir Gérer les forfaits d'un abonné pour plus d'information.

Facturation

 Statut de facturation de l'abonné: Essai gratuit, Facturation suspendue, En production, etc. Voir Gérer le statut d'un compte pour plus d'information.

Supprimer

 Cliquez sur l'icône pour Supprimer un compte d'utilisateur. Voir Supprimer un compte pour plus d'information.

Créer un compte

​Remarque: Les clients peuvent ouvrir un compte eux-mêmes par l'une des méthodes suivantes:

  • Votre portail d'abonnement en ligne, si vous en avez un.
  • Google G Suite Marketplace, si l'entreprise est titulaire d'un compte Google G Suite.

Si vous devez ouvrir un compte manuellement, le processus de création de compte utilise le même assistant d'abonnement en ligne, y compris les options supplémentaires pour choisir le statut de facturation (essai gratuit, commencer à facturer, interrompre la facturation) ainsi que les modes de paiement (carte de crédit ou factures mensuelles).

Ayez les renseignements suivants en main avant de commencer:

  • Nom du client
  • Adresse du client
  • Adresse courriel
  • Numéro de téléphone
  • Langue du client et langues qui seront utilisées par la réceptionniste virtuelle (s'il s'agit d'un compte d'entreprise)
  • Fuseau horaire où se trouve le client
  • Abonnement requis, y compris les options et appareils téléphoniques
  • Numéro(s) de téléphone à transférer ou à commander (numéro sans frais, local, international) et leurs options (réception de télécopies, SMS, 911)
  • Renseignements de facturation (carte de crédit ou facture mensuelle émise)

Pour créer un nouveau compte:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes de compagnie ou de professionnels.
  • Cliquez sur le bouton Nouveau pour lancer l'assistant d'abonnement.
  • Remplissez les champs avec l'information requise. Utilisez les boutons Suivant et Précédent au besoin. Vous pouvez cliquer sur Envoyer au client à tout moment pour envoyer un courriel au client contenant un lien lui permettant de continuer la procédure d'abonnement. Tous les renseignements déjà fournis seront sauvegardés afin que le client puisse terminer le processus.

​Remarque: Un compte client est ouvert avec un minimum de renseignements et le rôle d'administrateur-entreprise sera attribué au premier utilisateur créé.. Celui-ci recevra un courriel contenant ses codes d'accès et des directives afin qu'il puisse ouvrir une session et compléter la configuration du compte, notamment l'ajout d'utilisateurs, de numéros de téléphone et de postes téléphoniques, ainsi que la configuration des groupes, la personnalisation du service de réceptionniste virtuelle, etc.

Supprimer un compte

À titre d'administrateur-revendeur, vous pouvez supprimer des comptes affichés à la page Clients. Cependant, aux fins de facturation et d'archivage, le compte ne sera pas immédiatement supprimé. Le système lui attribuera plutôt le statut de "Désabonné" et le conservera pendant 90 jours avant de l'archiver et de le supprimer définitivement.

Pour supprimer un compte:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes de compagnie ou de professionnels.
  • Cliquez sur l'icône dans la rangée du compte pour le supprimer.
  • Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.

La suppression d'un compte déclenche les actions suivantes au niveau du système de gestion des comptes:

  • Le compte est retiré de votre liste de clients et devient Désabonné.
  • Tous les comptes d'employés qui y sont associés sont également retirés de la liste des comptes et leur statut devient Désabonné.
  • Tous les numéros de téléphone des clients deviennent disponibles pour d'autres usages.
  • Un courriel est envoyé à l'administrateur-entreprise confirmant son désabonnement.

La suppression d'un compte déclenche également les actions suivantes au niveau du système de facturation:

  • Le compte est supprimé du système de facturation (devient Désabonné).
  • Le compte est supprimé du système téléphonique si le PBX utilisé permet le ravitaillement.
  • Les numéros de téléphone associés au compte sont libérés et retournés au fournisseur téléphonique si ce dernier accepte le ravitaillement.

Lorsque vous supprimez un compte, il est recommandé de supprimer tous ses numéros de téléphone de votre système (voir Supprimer un numéro de téléphone pour plus d'information). Cela vous évitera de conserver des numéros qui ne sont plus chez vous et de continuer à payer pour eux.

Pour vérifier si le statut Désabonné a été affecté à un compte:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes de compagnie ou de professionnels.
  • Sélectionnez Désabonnés dans la liste déroulante Comptes.
  • Le système affichera une liste de tous les comptes désabonnés.
  • Le compte que vous avez supprimé devrait figurer dans la liste.

Gérer les réglages d'un compte client

À titre d'administrateur-revendeur, il vous revient de gérer les réglages des comptes, notamment le format des numéros de postes téléphoniques, le nombre maximal de contacts partagés, l'adresse URL des voix et pages Web personnalisées, etc.

Pour accéder aux réglages d'un compte et les modifier:

Affiliation du compte

L'affiliation permet de relier un compte à une organisation afin qu'il puisse être intégré au bottin d'entreprise et à ses postes téléphoniques. Les comptes affiliés sont gérés et facturés séparément. L'affiliation est utile pour interconnecter les franchises, succursales ou filiales de manière à faciliter les communications internes comme s'il s'agissait d'une seule organisation avec un bottin unique. Une entreprise possédant des comptes affiliés devient une organisation dans le système. Seul un compte d'entreprise peut devenir une organisation. Cependant, chaque organisation peut compter autant de comptes d'entreprises et de professionnels que nécessaire.

Affilier un compte à une organisation

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes de compagnie ou de professionnels.
  • Cliquez sur l'icône Options dans la rangée du compte pour accéder à ses réglages.
  • Dans la section Affiliation, cliquez sur le lien Affilier pour créer un lien à un autre compte.
  • Sélectionnez un compte client dans la liste déroulante Organisation et cliquez sur Enregistrer.
    Si le système détecte des conflits entre postes téléphoniques des deux comptes, il proposera d'autres numéros de poste. Pour accepter les modifications proposées, cliquez sur le bouton Continuer. Sinon, cliquez sur Annuler pour interrompre le processus et régler les conflits manuellement.
  • Cliquez sur Enregistrer pour créer l'affiliation.
  • Vous avez le choix de communiquer par courriel les nouveaux postes téléphoniques à l'administrateur de l'organisation affiliée.
    • Envoyer un courriel: Cette case est cochée par défaut.
    • Ne pas envoyer un courriel: Décochez la case pour empêcher le système d'envoyer un courriel.
  • Cliquez sur Terminer pour confirmer l'affiliation de du compte.

Les utilisateurs du compte d'entreprise nouvellement affilié s'afficheront automatiquement dans le bottin de l'organisation et de ses comptes affiliés. Les abonnements continueront à être facturés séparément. N'oubliez pas d'aviser tous les utilisateurs dont le poste téléphonique a été modifié en raison de conflits entre les comptes affiliés.

Désaffilier un compte

Lorsque vous mettez fin à une affiliation, le compte ne sera plus relié à l'organisation et deviendra à nouveau indépendant. Ses utilisateurs seront retirés du bottin téléphonique commun de l'organisation. Avant de procéder à une désaffiliation, assurez-vous d'examiner et d'ajuster les groupes et horaires de renvoi d'appels des comptes qui restent affiliés à l'organisation.

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes de compagnie ou de professionnels.
  • Cliquez sur l'icône Options dans la rangée du compte pour accéder à ses réglages.
  • Dans la section Affiliation, cliquez le lien Désaffilier pour briser le lien entre le compte et son organisation.
  • Laissez la case cochée pour transmettre un avis à tous les utilisateurs désaffiliés et affiliés de l'organisation. Sinon, décochez la case.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Configuration de démarrage des téléphones IP

Cette section affiche le site FTP et codes d'accès (identifiant et mot de passe) requis pour effectuer le ravitaillement à distance d'un appareil téléphonique. Ces réglages sont configurés par l'administrateur-système.

Pour accéder aux codes d'accès pour le ravitaillement à distance d'un téléphone IP:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes de compagnie ou de professionnels.
  • Cliquez l'icône Options dans la rangée du compte pour accéder à ses réglages.
  • Les codes d'accès pour effectuer le ravitaillement à distance d'un téléphone IP sont affichés à la section Configuration de démarrage des téléphones IP:
    • Site FTP: Serveur de ravitaillement de téléphone IP
    • Utilisateur: Numéro de compte du client (CAN)
    • Mot de passe: Code de sécurité
  • Vous pouvez utiliser ces codes d'accès pour ravitailler la configuration initiale du téléphone IP d'un client.

Réglages des comptes d'entreprises

Les réglages d'un compte d'entreprise comprennent 7 sections:

Affiliation du compte d’entreprise

L'affiliation permet de relier un compte à une organisation afin qu'il puisse être intégré au bottin d'entreprise et à ses postes téléphoniques.

Affilier un compte d'entreprise à une organisation

Pour affilier un compte d'entreprise à une organisation, voir Affilier un compte pour plus d'information.

Désaffilier un compte d'entreprise

Pour mettre fin à l'affiliation d'un compte d'entreprise et briser le lien à son organisation, voir Désaffilier un compte pour plus d'information.

Adresse URL des interfaces personnalisées

Pour chaque compte d'entreprise, il est possible de personnaliser la voix associée aux services de téléphonie (réceptionniste virtuelle, assistante virtuelle, alertes vocales, etc.). Elles peuvent également utiliser un portail Web personnalisé, avec une apparence et des couleurs complètement différentes du portail Web utilisé par le système. De plus, vous pouvez spécifier la page Web vers laquelle les utilisateurs seront redirigés après avoir mis fin à une session sur le portail Web. Cette section vous permet de gérer les adresses URL menant aux voix et pages Web personnalisées utilisées par l'entreprise.

  • Pages du portail Web: Entrez l'adresse URL du portail Web personnalisé de l'entreprise vers lequel les utilisateurs seront dirigés pour accéder à leur compte.
  • Voix - Assistante virtuelle: Entrez l'adresse URL de la voix personnalisée utilisée par l'entreprise pour le service d'assistante virtuelle. N'entrez rien dans ce champ si le système doit utiliser les directives vocales par défaut.
  • Voix - Réceptionniste virtuelle: Entrez l'adresse URL de la voix personnalisée utilisée par l'entreprise pour le service de réceptionniste virtuelle. N'entrez rien dans ce champ si le système doit utiliser les directives vocales par défaut.
  • Voix - Alertes vocales: Entrez l'adresse URL de la voix personnalisée utilisée par l'entreprise pour le service d'alertes vocales. N'entrez rien dans ce champ si le système doit utiliser les directives vocales par défaut.
  • Page après déconnexion: Entrez l'adresse URL vers laquelle les utilisateurs du compte d'entreprise seront redirigés à la fin d'une session sur le portail Web. Si vous laissez ce champ vide, les utilisateurs seront redirigés vers la page de déconnexion par défaut du système.​
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Pour accéder aux adresses URL de voix et pages Web personnalisées de l'entreprise:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies pour afficher la liste des comptes d'entreprise.
  • Cliquez l'icône Options dans la rangée d'un compte pour accéder à ses réglages.
  • Allez à la section Adresse URL des interfaces personnalisées et modifiez les champs au besoin.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Postes téléphoniques d’entreprise

Ces réglages spécifient la longueur des numéros de postes téléphoniques (la valeur par défaut est 3) et la plage de chiffres disponibles pour les différents types de poste:

  • Utilisateurs: Définit la plage de numéros pouvant être attribués au poste téléphonique d'employés. La plage par défaut est de 100 à 299.
  • Groupes: Définit la plage de numéros pouvant être attribués au poste téléphonique de groupes (groupes de poste et groupes d'employés). Par exemple, le groupe des employés des ventes ou le groupe de la comptabilité. La plage de numéros par défaut est de 500 à 599.
  • Services: Définit la plage de numéros de postes pouvant être affectés à des services comme l'assistante vocale, la messagerie vocale, l'enregistreur vocal, la réceptionniste virtuelle et l'agent de garde. La plage par défaut est de 700 à 799.

Il est recommandé d'utiliser les valeurs par défaut du système. Cependant, vous pouvez les modifier au besoin. Par exemple, si une entreprise compte 350 employés, il faudra modifier la plage par défaut de 100-299 à 100-499 ou encore à 1000-4999. Lorsque vous modifiez les valeurs par défaut, assurez-vous que les plages de numéros pour les utilisateurs, les groupes et les services ne se chevauchent pas.

Pour modifier les plages de postes téléphoniques:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies pour afficher la liste des comptes d'entreprise.
  • Cliquez l'icône Options dans la rangée d'un compte pour accéder à ses réglages.
  • Allez à la section Postes téléphoniques.
  • Cliquez sur le lien Modifier à côté de la plage de numéros que vous souhaitez modifier: longueur des numéros, utilisateurs, groupes ou services.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Les modifications s'appliqueront aux NOUVEAUX numéros de postes.

Limite des contacts partagés

Cette section permet de définir le nombre maximum de contacts partagés qu'une entreprise peut avoir dans son bottin vocal (employés et contacts d'entreprise). À noter: un plus petit nombre de contacts dans le bottin vocal donnera de meilleurs résultats au niveau de la reconnaissance vocale des noms.

Pour modifier le nombre maximal de contacts partagés d'un compte d'entreprise:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies pour afficher la liste des comptes d'entreprise.
  • Cliquez sur l'icône Options dans la rangée d'un compte pour accéder à ses réglages.
  • Allez à la section Postes téléphoniques.
  • Sélectionnez un numéro dans la liste déroulante Nombre de contacts partagés dans le bottin vocal.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Restrictions de gestion du compte d'entreprise

Ces réglages vous permettent d'appliquer des restrictions de compte spéciales, notamment en empêchant l'administrateur-entreprise de modifier les réglages du compte.

  • Interdire la gestion des utilisateurs: Cochez cette case pour empêcher l'administrateur-entreprise de modifier le compte.
  • Compte en mode test: Cochez cette case pour mettre l'abonnement d'entreprise en mode test. Celui-ci bloquera les appels sortants et l'envoi de courriels. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour mener un test de charge visant les services de réceptionniste virtuelle et de renvoi d'appels. À noter: le mode test n'interrompra pas la facturation et ne doit pas être utilisé pour offrir un essai gratuit. Si votre intention est d'offrir une période d'essai, consultez la FAQ pour plus d'information.

Pour modifier les restrictions de gestion d'un compte d'entreprise:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies pour afficher la liste des comptes d'entreprise.
  • Cliquez l'icône Options dans la rangée d'un compte pour accéder à ses réglages.
  • Allez à la section Restrictions de gestion du compte et modifiez les champs au besoin.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Configuration de démarrage des téléphones IP Polycom

Cette section affiche le site FTP et codes d'accès (identifiant et mot de passe) requis pour effectuer le ravitaillement à distance d'un appareil téléphonique. Ces réglages sont configurés par l'administrateur-système.

Pour obtenir les codes d'accès permettant de ravitailler à distance un téléphone IP Polycom, consultez la rubrique Configuration de démarrage des téléphones IP pour plus d'information.​​

Réglages des comptes de professionnels

Les réglages d'un compte de professionnel comprennent 8 sections:

Affiliation du compte de professionnel

L'affiliation permet de relier un compte à une organisation afin qu'il puisse être intégré au bottin d'entreprise et à ses postes téléphoniques.

Affilier un compte de professionnel à une organisation

Pour affilier un compte de professionnel à une organisation, voir Affilier un compte pour plus d'information.

Désaffilier un compte de professionnel

Pour mettre fin à l'affiliation d'un compte de professionnel et briser le lien à son organisation, voir Désaffilier un compte pour plus d'information.

Limites du compte d'utilisateur

Cette section définit le nombre maximal de contacts, messages vocaux et télécopies du compte d’utilisateur.

  • Nombre de contacts: La valeur par défaut est 500 et le maximum est 3000.
  • Nombre de contacts dans le bottin vocal: La valeur par défaut est 500. À noter: un plus petit nombre de contacts dans le bottin vocal donnera de meilleurs résultats au niveau de la reconnaissance vocale des noms.
  • Nombre de messages téléchargés: La valeur par défaut est 50. Plus le nombre est élevé, plus longtemps l'utilisateur devra attendre lors d'une session téléphonique pendant que l'assistante virtuelle télécharge ses messages.
  • Messages vocaux sur disque: La valeur par défaut est 25. Lorsqu'un utilisateur atteint ce maximum, le système supprimera automatiquement les plus anciens messages afin d'accommoder les nouveaux messages vocaux. À noter: l'utilisateur reçoit toujours une copie par courriel de ses messages vocaux.
  • Télécopies sur disque: La valeur par défaut est 25. Lorsqu'un utilisateur atteint ce maximum, le système supprimera automatiquement les plus anciennes télécopies afin d'accommoder les nouvelles télécopies. À noter: l'utilisateur reçoit toujours une copie par courriel de ses télécopies.

Pour modifier les limites d'un compte:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Professionnels pour afficher la liste des comptes professionnels.
  • Cliquez l'icône Options dans la rangée d'un compte pour accéder à ses réglages.
  • Allez à la section Limites du compte d'utilisateur et modifiez les champs au besoin.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Options d'appel de l'assistante

Cette section est particulière aux comptes de professionnels. Elle détermine si l'assistante virtuelle doit rafraîchir la liste des contacts et si elle doit rester en ligne pendant que l'utilisateur parle avec un interlocuteur.

Pour modifier les options d'appels de l'assistante:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Professionnels pour afficher la liste des comptes professionnels.
  • Cliquez l'icône Options dans la rangée d'un compte pour accéder à ses réglages.
  • Allez à la section Options d'appels de l'assistante.
  • Cochez la case des options suivantes pour les activer:
    • L'assistante reste en ligne durant et après les appels effectués
    • L'assistante reste en ligne durant les appels reçus pour créer des conférences
    • Toujours rafraîchir les contacts personnels
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Transcription de messages vocaux

Sélectionnez la méthode de transcription qui doit être utilisée pour les messages vocaux (la liste des fournisseurs homologués du système peut varier):

  • Mutare: Transcription vocale bilingue (anglais et français) fournie par Mutare. Méthode par défaut.
  • Google Speech: Transcription vocale bilingue (anglais et français) fournie par Google.
  • MyScribbit: Ce fournisseur de service nécessite l'adresse courriel de chaque utilisateur. Si vous choisissez cette option, entrez l'adresse courriel associée au compte MyScribbit de l'utilisateur. Tous les messages vocaux seront envoyés pour transcription à cette adresse courriel et renvoyés à l'utilisateur.
  • Aucun: Sélectionnez cette option si l'utilisateur ne souhaite pas utiliser un service de transcription.

Pour modifier la méthode de transcription vocale par défaut d'un compte:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Professionnels pour afficher la liste des comptes professionnels.
  • Cliquez l'icône Options dans la rangée d'un compte pour accéder à ses réglages.
  • Allez à la section Transcription de messages vocaux et sélectionnez l'option applicable.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Restrictions de gestion du compte

Ces réglages permettent d'empêcher l'utilisateur de modifier son compte. Par exemple, il ne pourra pas ajouter un numéro de téléphone, modifier ses forfaits, le statut du compte ou ses renvois d'appels, etc.

  • Compte géré par l'administrateur: Cette option empêche l'utilisateur de modifier la configuration de son compte. Seul l'administrateur-revendeur pourra modifier le compte.
  • NIP d'utilisateur: Pour modifier le NIP de l'utilisateur, cliquez sur l'icône Modifier, entrez le nouveau NIP et entrez-le à nouveau dans le champ de confirmation. Vous pouvez ensuite aller à la page Clients, à l'onglet Professionnels, afin d'envoyer les nouveaux codes d'accès à l'utilisateur.

Pour modifier les droits de configuration de compte:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Professionnels pour afficher la liste des comptes professionnels.
  • Cliquez l'icône Options dans la rangée d'un compte pour accéder à ses réglages.
  • Allez à la section Restrictions de gestion du compte et modifiez les champs au besoin.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Codes d'accès SIP pour les appels sortants

Cette section vous permet de configurer les codes d'accès que doit utiliser le titulaire du compte pour effectuer des appels sortants sur le système téléphonique utilisé.

Pour modifier les codes d'accès SIP pour les appels sortants:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Professionnels pour afficher la liste des comptes professionnels.
  • Cliquez l'icône v Options dans la rangée d'un compte pour accéder à ses réglages.
  • Allez à la section Codes d'accès SIP pour les appels sortants.
  • Entrez un Nom d’utilisateur et un Mot de passe pour autoriser les appels sortants.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Configuration de démarrage des téléphones IP

Cette section affiche le site FTP et codes d'accès (identifiant et mot de passe) requis pour effectuer le ravitaillement à distance d'un appareil téléphonique. Ces réglages sont configurés par l'administrateur-système.

Pour obtenir les codes d'accès permettant de ravitailler à distance un téléphone IP Polycom, consultez la rubrique Configuration de démarrage des téléphones IP pour plus d'information.​​

Information affichée pour les appels sortants

Cette section est particulière aux comptes de professionnels. Elle détermine les options d'affichage des appels sortants.

  • Nom affiché: Entrez le nom que les interlocuteurs verront sur l'afficheur lorsqu'ils reçoivent un appel de l'utilisateur.
  • Numéro affiché: Sélectionnez le numéro de téléphone que les interlocuteurs verront sur l'afficheur lorsqu'ils reçoivent un appel de l'utilisateur. Le choix des numéros provient des numéros uniques associés à l'utilisateur.

Pour modifier les réglages d'affichage des appels:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Professionnels pour afficher la liste des comptes professionnels.
  • Cliquez l'icône Options dans la rangée d'un compte pour accéder à ses réglages.
  • Allez à la section Information affichée pour les appels sortants et modifiez les champs au besoin.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Gérer les restrictions d'appels d'un abonné

Les restrictions d'appels sont un ensemble de règles permettant d'autoriser ou d'interdire les appels vers un pays, un indicatif régional ou une destination donnée. Par exemple, vous pouvez permettre aux utilisateurs de faire des appels outremer, mais exclure certains pays.

Une restriction d'appels peut s'appliquer à l'ensemble du système (c.-à-d. à TOUS les comptes de clients) ou à des comptes en particulier (via la page Clients dans le menu principal). Voir la page Restrictions d'appels pour plus d'information sur les restrictions d'appels globales.

Pour créer une restriction d'appels ciblant un compte particulier:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes d'entreprise ou de professionnels.
  • Cliquez sur l'icône Rest du compte concerné.
  • Lorsque la page Restrictions d'appels s'affichera, vous pourrez:
    1. Créer des restrictions d'appels personnalisées pour cet abonné.
    2. Supprimer des restrictions d'appels pour cet abonné.
    3. Créer une exception à une restriction d'appels pour cet abonné.

Gérer les forfaits d'un abonné

À titre d'administrateur-revendeur, vous pouvez modifier l'abonnement de vos clients au besoin. Cependant, vos choix de modification seront limités aux forfaits, options, appareils et frais de service attribués à votre compte de revendeur par l'administrateur-système. Communiquez avec l'administrateur-système si vous souhaitez offrir de nouveaux forfaits.

Pour accéder aux options d'abonnement d'un client:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes d'entreprise ou de professionnels.
  • Cliquez sur l'icône Forfaits de compte concerné.
  • Voir Gérer les forfaits d'abonnés plus d'information sur l'interface et la façon d'ajouter, de modifier ou de supprimer un forfait.

Envoyer un courriel aux clients

Le portail Web vous permet d'envoyer les codes d'accès (identifiant et NIP/mot de passe), un relevé de compte ou un message personnel à vos clients.

Envoyer les codes d'accès à un abonné

Le portail Web vous permet d'envoyer à vos abonnés un courriel automatique contenant leurs codes d'accès (identifiant et mot de passe/NIP) lorsqu'ils ont besoin d'aide pour accéder à leur compte.

Pour envoyer les codes d'accès par courriel à un abonné:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes d'entreprise ou de professionnels.
  • Cochez la case à côté du nom de l'abonné à qui vous voulez envoyer les codes d'accès.
  • Cliquez sur le bouton Envoi Msg.
  • Remplissez les champs requis dans la fenêtre qui s'affiche:
    • De: Sélectionnez l'administrateur qui envoie le message.
    • À: L'adresse courriel de l'abonné est automatiquement insérée dans ce champ (destinataire) et ne peut pas être modifiée.
    • CC: Entrez d'autres adresses courriel vers lesquelles une copie du message sera envoyée. Ce champ est facultatif.
    • BCC: Entrez d'autres adresses courriel vers lesquelles une copie confidentielle du message sera envoyée. Ce champ est facultatif.
    • Sélectionnez l'option Envoi des codes d'accès au compte.
    • Cliquez sur le bouton Suivant.
    • Objet: L'objet du courriel sera automatiquement inséré, mais vous pouvez le modifier à votre guise.
    • Message: Ce champ vous permet d'ajouter un message personnalisé si vous le souhaitez. Il n'est pas nécessaire d'y entrer les codes d'accès, car ceux-ci seront automatiquement insérés dans le corps du message.
    • Cliquez sur le bouton Envoyer.
  • Le système enverra automatiquement le courriel à l'abonné.

Envoyer un message personnalisé par courriel à un abonné

Le portail Web vous permet de communiquer avec vos clients par courriel au besoin.

Pour envoyer un courriel à un abonné:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes d'entreprise ou de professionnels.
  • Cochez la case à côté du nom de l'abonné auquel vous souhaitez envoyer un message.
  • Cliquez sur le bouton Envoi Msg.
  • Remplissez les champs requis dans la fenêtre qui s'affiche:
    • De: Sélectionnez l'administrateur qui envoie le message.
    • À: L'adresse courriel de l'abonné est automatiquement insérée dans ce champ (destinataire) et ne peut pas être modifiée.
    • CC: Entrez d'autres adresses courriel vers lesquelles une copie du message sera envoyée. Ce champ est facultatif.
    • BCC: Entrez d'autres adresses courriel vers lesquelles une copie confidentielle du message sera envoyée. Ce champ est facultatif.
    • Sélectionnez l'option Envoi d'un nouveau message.
    • Cliquez sur le bouton Suivant.
    • Objet: L'objet du courriel sera automatiquement inséré dans le champ, mais vous pouvez le modifier à votre guise.
    • Message: Entrez votre message dans ce champ.
    • Cliquez sur le bouton Envoyer.
  • Le système enverra automatiquement le courriel à l'abonné.

Envoyer un relevé de compte à un abonné

Vous pouvez produire un relevé de compte et le transmettre par courriel à un abonné au besoin. Le relevé en format PDF détaillera les forfaits, options et frais mensuels associés à l'abonnement.

Pour créer et envoyer un état de compte en format PDF:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes d'entreprise ou de professionnels.
  • Cliquez sur l'icône Forfaits correspondant au client à qui vous voulez envoyer un état de compte. La page Forfaits du client s'affichera.
  • Cliquez sur le bouton Envoyer.
  • Le système enverra automatiquement l'état de compte par courriel à l'abonné.

Gérer le statut d'un compte

Les comptes peuvent avoir l'un des statuts suivants:

  • En Production: Le client est actif et son abonnement lui est facturé. Un compte En production peut faire l'objet d'une période d'essai gratuit de 15 à 90 jours. La valeur par défaut est 30. La facturation démarrera après la période d'essai gratuite.
  • Essai gratuit: Le client est actif et bénéficie d'une période d'essai gratuit de 15 à 90 jours. La valeur par défaut est 30. La période d'essai gratuit donne aux clients l'occasion de se familiariser avec le portail Web et les services d'assistante virtuelle. Durant les périodes d'essai gratuit, les clients ne peuvent pas ajouter des services tels des numéros de téléphone et autres options tant qu'ils ne seront pas passés à un compte payant.
  • Facturation suspendue: Ce statut s'apparente à celui En production, sauf que le client peut utiliser toutes les fonctionnalités sans frais. Ce statut suppose que l'administrateur-revendeur absorbe tous les coûts des services et des fonctionnalités utilisées par le client, y compris les numéros de téléphone, les frais d'interurbain, etc., et ce, jusqu'à ce que le statut du compte passe à En production.

L'administrateur-revendeur peut uniquement faire les changements de statut suivants:

Avant de modifier un statut de compte, ayez en main tous les renseignements de facturation, notamment l'adresse du client et le mode de paiement (carte de crédit ou facture mensuelle émise).

Modifier le statut d'un compte de Essai gratuit à En production

Pour modifier le statut d'un compte de Essai gratuit à En production:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes d'entreprise ou de professionnels.
  • Dans la colonne Facturation , cliquez sur le lien Essai Gratuit dans la rangée du compte dont vous souhaitez modifier le statut.
  • Cliquez sur le bouton Oui pour continuer.
  • Le système afficher un aperçu de la facture qui sera produite.
  • Cochez la case J'accepte les modalités et conditions.
  • Cliquez sur Suivant pour continuer.
  • Sélectionnez le mode de paiement:
    • Payer par carte de crédit: Cochez cette option si le client souhaite régler son abonnement à l'aide de sa carte de crédit. Entrez les renseignements sur la carte de crédit dans les champs appropriés.
    • Passer le client au paiement par factures: Cochez cette option si le client préfère recevoir une facture mensuelle afin de payer par chèque ou par carte de crédit. Entrez les coordonnées du client dans les champs appropriés.
  • Cliquez sur Suivant pour continuer, puis sur Terminer pour confirmer.

Modifier le statut d'un compte de Facturation suspendue à En production

Pour modifier le statut d'un compte de Facturation suspendue à Essai gratuit:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes d'entreprise ou de professionnels.
  • Dans la colonne Facturation , cliquez sur le lien Facturation suspendue dans la rangée du compte dont vous souhaitez modifier le statut.
  • Sélectionnez Essai gratuit
  • Cliquez Enregistrer pour confirmer.

Modifier le statut d'un compte de En production à Facturation suspendue

Pour modifier le statut d'un compte de Facturation suspendue à En production:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes d'entreprise ou de professionnels.
  • Dans la colonne Facturation , cliquez sur le lien Facturation suspendue dans la rangée du compte dont vous souhaitez modifier le statut.
  • Sélectionnez En production.
  • Cliquez Enregistrer pour confirmer.

Accéder directement à un compte

Après avoir ouvert une session sur le portail Web à l'aide de vos codes d'accès d'administrateur-revendeur, vous pouvez accéder à n'importe quel compte d'abonné directement. Cette fonctionnalité s'avère utile pour répondre aux requêtes d'aide et de soutien technique de la clientèle.

Pour accéder à un compte à partir de votre session d'administrateur-revendeur:

  • Ouvrez une session sur le portail Web à l'aide de vos codes d'accès d'administrateur-revendeur (identifiant et mot de passe).
  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes d'entreprise ou de professionnels.
  • Cliquez le nom de l'abonné concerné dans la colonne Entreprise ou Utilisateur.
  • Le portail Web affichera l'interface d'utilisateur approprié afin que vous puissiez exécuter des tâches de soutien tout en demeurant dans une session d'administrateur.

Pour revenir à l'interface de l'administrateur-revendeur, utilisez le fil d'Ariane en haut de la page pour revenir sur vos pas.

Exporter une liste de comptes

De la page Clients, vous pouvez exporter une liste de comptes vers un fichier CSV ou PDF.

Exporter une liste de comptes vers un fichier CSV

Pour exporter une liste de comptes vers un fichier CSV:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes de compagnie ou de professionnels.
  • Sélectionnez les comptes à exporter:
    • Un ou plusieurs comptes: Cochez la case à côté du nom des comptes à exporter.
    • Tous les comptes: Cochez la case en haut de la table, à côté de l'entête Entreprise ou Utilisateur. Tous les comptes seront automatiquement sélectionnés.
  • Cliquez sur le bouton CSV pour ouvrir la fenêtre d'exportation.
  • Par défaut, le fichier est nommé Compagnies.csv ou Professionnels.csv et prêt à être enregistré dans un répertoire de votre ordinateur.
    • Modifiez le nom du fichier si nécessaire, mais conservez l'extension CSV. Par exemple, renommer Compagnies.csv à MesCompagnies.csv ou Professionnels.csv à MesProfessionnels.csv.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Exporter une liste de comptes vers un fichier PDF

Pour exporter une liste de comptes vers un fichier PDF:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Clients puis sélectionnez l'onglet Compagnies ou Professionnels pour afficher la liste des comptes de compagnie ou de professionnels.
  • Sélectionnez les comptes à exporter:
    • Un ou plusieurs comptes: Cochez la case à côté du nom des comptes à exporter.
    • Tous les comptes: Cochez la case en haut de la table, à côté de l'entête Entreprise ou Utilisateur. Tous les comptes seront automatiquement sélectionnés.
  • Cliquez sur le bouton PDF pour ouvrir la fenêtre d'exportation.
  • Le document PDF s'ouvrira automatiquement dans une nouvelle fenêtre et sera enregistré dans le répertoire par défaut défini sur votre ordinateur.

Importer des comptes d'entreprise

Cette fonction n'est pas offerte pour le moment.

Rechercher des comptes

Vous pouvez rapidement trouver des comptes à l'aide d'un mot-clé ou en filtrant la liste par statut de compte (Actifs ou Désabonnés).

Recherche par mot-clé

La première rangée de la liste contient des champs vides dans lesquels vous pouvez entrer un mot-clé pour rechercher un client particulier. Par exemple, tapez "ACME" dans la colonne Entreprise ou Utilisateur et appuyez sur la touche Entrée pour afficher tous les comptes dont le nom contient le mot "ACME".

Pour supprimer le filtre de recherche, supprimez les mots-clés entrés dans la première rangée et appuyez sur la touche Entrée.

Filtrer par statut de compte

Vous pouvez afficher la liste des comptes selon leur statut (Actifs ou Désabonnés).

  1. À l'aide de la liste déroulante Comptes, sélectionnez Actifs pour afficher uniquement les comptes actifs.
  2. Sélectionnez Désabonnés pour afficher uniquement les comptes désabonnés.

Trier les comptes

Vous pouvez trier les différentes colonnes par ordre alphabétique ou numérique (en fonction du type d'information dans la colonne) en cliquant sur un entête de colonne dans le tableau.