Paramètres de l'administrateur-système

Cette page contient des renseignements généraux sur votre compte, notamment vos coordonnées, langue, codes d'accès et personnalisation du portail Web. C'est également l'endroit où vous indiquez comment vos clients doivent interagir avec vous.

La page Paramètres comprend les sections suivantes:

  • Profil: Spécifie votre raison sociale officielle et les langues dans lesquelles le système est disponible.
  • Administrateur du compte: Permet de configurer vos codes d'accès et préférences de langue à titre d'administrateur de compte.
  • Soutien technique: Contient l'adresse courriel et le numéro de téléphone que les clients doivent utiliser pour obtenir de l'aide et des réponses à leurs questions.
  • Fournisseur téléphonique utilisé: Affiche des renseignements sur le fournisseur de service téléphonique par défaut qui prend en charge les appels entrants et sortants des nouveaux revendeurs.
  • Apparence et personnalisation: Endroit où vous personnalisez l'interface du portail Web avec votre logo et couleurs corporatives.
  • Clavardage: Permet d'activer et de configurer la fonction de clavardage si vous avez l'intention d'offrir ce type de service à vos clients.
  • Serveurs d'applications: Permet de configurer les serveurs d'applications qui prendront en charge les requêtes de l'assistante virtuelle et de ses applications Web connexes.

Profil

Les champs de la section Profil spécifient votre raison sociale officielle et les langues dans lesquelles le système est disponible.

Pour accéder à ces champs, cliquez sur Paramètres dans le menu principal et allez à la section Profil. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.

Nom du fournisseur

Le champ Nom du fournisseur sert à personnaliser le portail Web et à refléter votre nom d'entreprise. C'est le nom qui sera présenté à vos clients dans la signature des courriels que vous leur envoyez et à certains endroits sur le portail Web.

Pour voir ou modifier le nom qui s'affichera sur le portail Web et dans les courriels envoyés par le biais du système:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Profil. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Entrez votre raison sociale dans le champ Nom du fournisseur.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Langue

Le champ Langue de la page Paramètres > Profil spécifie la langue qui sera attribuée par défaut aux nouveaux abonnés. Vous pouvez modifier la langue par défaut des clients à votre guise.

Pour spécifier la langue de communication et d'affichage du portail Web de votre propre compte, allez à la page Paramètres > Administrateur du compte.

Modifier la langue par défaut des nouveaux clients

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Profil. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Cliquez sur la liste déroulante Langue et sélectionnez l'une des langues disponibles.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Administrateur du compte

Cette section vous permet de gérer vos codes d'accès et préférences de langue à titre d'administrateur-système.

Pour accéder à ces champs, cliquez sur Paramètres dans le menu principal et allez à la section Administrateur de compte. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.

Langue

Le champ Langue à la page Paramètres > Administrateur de compte permet de spécifier la langue de l'interface de l'administrateur-système sur le portail Web.

Pour spécifier la langue qui doit être attribuée par défaut aux nouveaux comptes clients, allez à la page Paramètres > Profil.

Modifier la langue du compte d'administrateur-système

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètreset allez à la section Administrateur de compte. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Cliquez sur la liste déroulante Langue et sélectionnez l'une des langues disponibles.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Courriel de l'administrateur

Cette adresse courriel correspond à l'adresse privée qui vous servira d'identifiant pour ouvrir une session sur le portail Web à titre d'administrateur-système. C'est aussi à cette adresse que le système envoie les alertes et messages.

Pour spécifier l'adresse courriel et numéro de téléphone publics que les clients doivent utiliser pour obtenir de l'aide et des réponses à leurs questions, allez à la page Paramètres > Soutien technique.

Modifier l'adresse courriel de l'administrateur-système

Vous pouvez modifier l'adresse courriel associée à votre compte d'administrateur-système. Toutes les communications par courriel seront dorénavant dirigées à cette adresse (factures, avis, codes d'accès, etc.). La nouvelle adresse courriel deviendra votre identifiant de connexion au portail Web à titre d'administrateur-système.

Pour modifier votre adresse courriel:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Administrateur de compte. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Modifiez le champ Courriel de l'administrateur.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Mot de passe

Par souci de sécurité, le portail Web n'affiche pas votre mot de passe mais vous permet de le modifier au besoin en utilisant le bouton Modifier mot de passe.

Modifier votre mot de passe

Pour modifier votre mot de passe après avoir ouvert une session sur le portail Web:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Administrateur de compte. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Cliquez sur le bouton Changer mot de passe.
  • Une fenêtre-éclair s'affichera.
  • Entrez votre ancien mot de passe à des fins de vérification.
  • Entrez votre nouveau mot de passe et entrez-le à nouveau pour le confirmer dans les champs appropriés.  Le mot de passe doit comporter au moins 8 caractères alphanumériques, au moins une lettre majuscule, un chiffre et un caractère spécial. 
  • Cliquez sur OK pour appliquer la modification.

REMARQUE: Si vous avez perdu votre mot de passe, allez à la page de connexion du portail Web et cliquez sur le lien Oublié? et entrez votre adresse courriel dans le champ prévu à cet effet. Vous recevrez un courriel contenant vos codes d'accès. Voir Ouvrir une session sur le portail Web pour plus d'information.

Administrateur principal (utilisateur)

Ce champ indique qui est le titulaire principal du compte d'administrateur-système (SysAdmin). Il est composé d'un préfixe correspondant au code d'utilisateur suivi du nom de l'administrateur-système.  L'administrateur-système principal est le super-utilisateur disposant de toutes les permissions d'accès au système. Il ne peut y avoir qu'un seul administrateur-système principal.

Modifier l'administrateur-système principal

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Administrateur de compte. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Cliquez sur l'icône Modifier à côté du champ Administrateur principal. 
  • Sélectionnez le nouvel utilisateur qui agira comme administrateur-système principal. Les éléments de cette liste sont tirés de la liste des administrateurs-revendeurs et de leurs délégués.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification. 

Administrateurs délégués (utilisateur)

Ce champ permet à l'administrateur-système principal d'accorder ou de révoquer des droits d'administrateur à des administrateurs-revendeurs. Cependant, un administrateur délégué ne peut pas ajouter ou supprimer des administrateurs.

Ajouter un administrateur-système délégué

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Administrateur de compte. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Cliquez sur le bouton Ajouter administrateur délégué. 
  • Sélectionnez l'utilisateur qui sera le nouvel administrateur délégué du système. Les éléments de cette liste sont tirés de la liste des administrateurs-revendeurs et de leurs délégués.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification. 

L'utilisateur sera ajouté à la liste des administrateurs délégués. 

Supprimer un administrateur-système délégué

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Administrateur de compte. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Cliquez sur le à côté de l'administrateur délégué que vous souhaitez supprimer. 
  • Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.

L'utilisateur sera supprimé de la liste des administrateurs délégués.  

Soutien technique

Il incombe à l'administrateur-système de gérer les requêtes provenant des revendeurs. La section Soutien technique permet de spécifier l'adresse courriel et le numéro de téléphone que doivent utiliser les revendeurs pour communiquer avec votre équipe de soutien technique. Ces coordonnées seront affichées sur le portail Web des revendeurs.

Pour modifier le courriel et le numéro de téléphone de votre soutien technique:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Soutien technique. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Dans le champ Courriel de soutien technique, entrez l'adresse courriel vers laquelle les revendeurs doivent diriger leurs requêtes.
  • Dans le champ Numéro de téléphone du soutien technique, entrez le numéro que doivent composer les revendeurs pour communiquer leurs requêtes.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Fournisseur téléphonique utilisé

Cette section désigne le fournisseur de service téléphonique par défaut qui prend en charge les appels entrants et sortants des nouveaux revendeurs.

Les éléments de cette liste proviennent de la page PBX et lignes. Si le fournisseur téléphonique n'est pas dans la liste, vous devrez d'abord ajouter le nouveau fournisseur téléphonique avant de continuer. Voir Ajouter un fournisseur téléphonique pour plus d'information.

Pour accéder à ces champs, cliquez sur Paramètres dans le menu principal et allez à la section Fournisseur téléphonique utilisé. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.

Apparence et personnalisation

L'administrateur-système peut personnaliser l'apparence du portail Web et des applications mobiles en y affichant son logo et en choisissant une palette de couleurs.

Pour accéder à ces champs, cliquez sur Paramètres dans le menu principal et allez à la section Apparence et personnalisation. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.

Configurer la palette de couleurs du portail Web

Vous pouvez choisir un thème principal et secondaire pour afficher différents éléments du portail Web:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Apparence et personnalisation. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • À partir de la liste déroulante Couleur 1, sélectionnez la couleur primaire/dominante du portail Web.
  • À partir de la liste déroulante Couleur 2, sélectionnez la couleur secondaire du portail Web.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Afficher votre logo

Vous pouvez intégrer votre logo sur le portail Web et ses applications mobiles en téléchargeant un fichier image de votre logo. Le fichier image doit être au format JPG, PNG ou GIF, ses dimensions de 143 x 59 pixels et d'une taille inférieure à 30 Ko. Tous les clients verront ce logo sur leur portail Web.

Pour afficher votre logo sur le portail Web et ses applications mobiles:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Apparence et personnalisation. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Cliquez sur le bouton Choisir un fichier à côté du champ Image du logo.
  • Dans la fenêtre qui s'affichera, recherchez et sélectionnez votre fichier de logo et cliquez sur Ouvrir.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Afficher votre favicône

Outre votre logo, vous pouvez également télécharger une favicône pour raffiner l'image de marque du portail. Une favicône est une icône (généralement similaire à votre logo) associée à une adresse URL qui s'affiche généralement dans la barre d'adresse du navigateur ou de l'onglet ou à côté du nom d'un site Web dans une liste de signets. La favicône doit être au format PNG, GIF ou ICO, ses dimensions de ??? x ??? pixels et d'une taille inférieure à ??? Ko.

Pour afficher votre favicône sur le portail Web et ses applications mobiles:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Apparence et personnalisation. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Cliquez sur le bouton Choisir un fichier à côté du champ Image du favicône.
  • Dans la fenêtre qui s'affichera, recherchez et sélectionnez votre fichier de favicône et cliquez sur Ouvrir.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Clavardage

Les services de téléphonie et d'assistante virtuelle incluent une fonction de clavardage permettant d'interagir directement avec les clients qui ont des questions ou ont besoin d'aide. La fonction de clavardage est désactivée par défaut lors de la création de votre compte. Dans cette section, vous pouvez configurer les jours et heures d'activité du service de clavardage et les modifier au besoin.

Pour accéder à ces champs, cliquez sur Paramètres dans le menu principal et allez à la section Clavardage. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.

Avant d'activer le clavardage, veuillez consulter les guides et autres documents fournis avec votre trousse d'administrateur-système.

Pour activer et configurer le clavardage après avoir déployé le logiciel connexe :

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Clavardage. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Cochez la case Activer.
  • Configurez les jours et heures de service de clavardage en anglais et en français. Voir Heures de service du clavardage pour plus d'information.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Heures de service du clavardage

Vous pouvez configurer l'horaire de vos services de clavardage pendant la semaine, le weekend et les événements spéciaux comme les jours fériés.

Il existe deux types d'horaires:

  • Horaire de semaine: Définit les heures de disponibilité du service de clavardage pendant la semaine et le weekend. Vous spécifiez les heures de service pour chaque jour de la semaine. Des heures de service hebdomadaire par défaut sont créées automatiquement avec votre compte. De plus, vous pouvez créer autant d'horaires hebdomadaires personnalisés que nécessaire. Voir Modifier ou créer des horaires hebdomadaires pour plus d'information.
  • Horaire d'événements spéciaux: Définit les heures de disponibilité du service de clavardage lors de périodes particulières comme les jours fériés. Les événements spéciaux ont priorité sur horaires hebdomadaires. Voir Modifier ou créer des horaires spéciaux pour plus d'information.

Chaque horaire est associé à un ordre de priorité afin de gérer les chevauchements de périodes. Voir Ordre de priorité des horaires pour plus d'information.

Ordre de priorité des horaires

Les horaires sont appliqués en fonction de leur ordre de priorité. Par exemple, un événement spécial tel qu'un jour férié aura priorité sur les horaires hebdomadaires. L'ordre de priorité des horaires est le suivant:

  • Horaires d'événements spéciaux
  • Horaires hebdomadaires
    • Horaires de weekend
    • Pause-repas
    • Heures de travail

Horaire hebdomadaire

L'horaire hebdomadaire définit les heures de disponibilité récurrentes du service de clavardage. Vous spécifiez les heures pendant lesquelles votre clientèle peut utiliser le service de clavardage. Des heures de service hebdomadaire par défaut sont créées automatiquement avec votre compte. Par défaut, l'horaire hebdomadaire couvre 2 périodes de base:

  • En semaine: Définit l'horaire du service de clavardage du lundi au vendredi.
  • Weekend: Définit l'horaire du service de clavardage pendant le weekend (samedi et dimanche).

De plus, vous pouvez ajouter autant d'horaires hebdomadaires personnalisés que nécessaire. Voir Modifier ou créer des horaires hebdomadaires pour plus d'information.

Modifier ou créer des horaires de clavardage hebdomadaires

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Clavardage. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Modifier un horaire hebdomadaire existant
    • Dans la section Horaire hebdomadaire, cliquez sur le nom de l'horaire à modifier (en semaine, weekend ou tout autre horaire personnalisé existant).
    • La page suivante vous permettra de modifier l'horaire.
  • Créer un nouvel horaire hebdomadaire
    • Cliquez sur le bouton Nouveau.
    • La page suivante vous permettra de configurer l'horaire.
    • Dans le champ Nom de l'horaire, entrez un nom descriptif pour votre nouvel horaire hebdomadaire.
  • Voir ci-dessous pour plus d'information sur les différents champs et sections.

Jours de la semaine auxquels s'applique l'horaire hebdomadaire

À la section Horaire hebdomadaire, sélectionnez les jours de la semaine et les heures pendant lesquels l'horaire sera en vigueur. Cochez les cases correspondant aux jours de la semaine pendant lesquels le service de clavardage est disponible. Par exemple, les cases L, M, M, J, V correspondent respectivement à lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi. Cochez la case Tous les jours de la semaine pour cocher toutes les cases simultanément.

Heures

Entrez l'heure de début et de fin du service de clavardage. Cochez la case Toute la journée pour le rendre disponible 24 heures au lieu choisir une heure de début et de fin.

Pour créer un horaire distinct pour la pause-repas, cochez la case Ajouter un horaire pour la pause-repas. Le système créera automatiquement un horaire de repas à la section Horaires hebdomadaires. Vous pourrez modifier l'horaire de la pause repas après avoir enregistré l'horaire actuellement à l'écran.

Créer un horaire pour la pause-repas

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Clavardage. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Dans la section Horaires hebdomadaire, cliquez sur Heures de travail.
  • Cochez la case Ajouter horaire pour la pause-repas.
  • Cliquez sur Sauvegarder pour appliquer la modification.
  • Le système créera automatiquement un nouvel horaire nommé Pause-repas dans la section horaires hebdomadaires.
  • Vous devez maintenant configurer l'horaire de repas. Voir Modifier un horaire de pause-repas.

Modifier un horaire de pause-repas

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Clavardage. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Cliquez sur Pause-repas dans la section Horaires hebdomadaires. S'il n'y a pas d'horaire pour la pause-repas, reportez-vous à la rubrique Créer un horaire de pause-repas.
  • Suivez directives à la rubrique Modifier ou créer des horaires hebdomadaires.

Horaires d'événements spéciaux

Les horaires d'événements spéciaux établissent les heures de disponibilité du service de clavardage pendant certaines périodes de l'année tels que les jours fériés. Les événements spéciaux ont priorité sur les horaires hebdomadaires.

Vous pouvez ajouter autant d'horaires pour les événements spéciaux que nécessaire. Voir Modifier ou créer des horaires d'événements spéciaux pour plus d'information.

Modifier ou créer un événement spécial (jours fériés, etc.)

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Clavardage. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Modifier un événement spécial
    • Cliquez sur le nom de l'événement à modifier dans la section Horaires d'événements spéciaux.
    • La page suivante vous permettra de modifier l'horaire.
  • Ajouter un événement spécial
    • Cliquez sur le bouton Nouveau.
    • La page suivante vous permettra de configurer l'horaire.
    • Dans le champ Nom de l'horaire, entrez un nom descriptif pour votre nouvel horaire spécial.
  • Sélectionnez la date et l'heure de début et la date et l'heure de fin de l'événement.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Serveurs d'applications

Cette section permet de configurer les serveurs d'applications qui gèrent les requêtes de l'assistante virtuelle et de ses applications Web connexes. L'un de ces serveurs est le "maître" alors que les autres sont des "esclaves" qui peuvent remplacer le serveur maître en cas de panne.

Pour accéder à ces champs, cliquez sur Paramètres dans le menu principal et allez à la section Serveurs d'applications. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.

Réglages des serveurs d'applications

  • Nom du serveur: Entrez un nom descriptif pour le nouveau serveur. Exemple: Serveur maître ou serveur de secours.
  • Adresse IP du serveur: Entrez l'adresse IP du serveur.
  • Rôle: Sélectionnez une option dans la liste déroulante.
    • Maître: Serveur principal qui prend en charge les requêtes au service d'assistante virtuelle et de ses applications Web.
    • Esclave: Serveur de secours qui sera utilisé en cas de panne du serveur principal.

Modifier les serveurs d'applications

Pour modifier les réglages des serveurs d'applications qui gèreront les requêtes de l'assistante virtuelle et de ses applications Web connexes:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Serveurs d'application. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Cliquez sur le nom du serveur à modifier.
  • Modifiez les champs au besoin. Voir Réglages des serveurs d'applications pour plus d'information.
  • Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la modification.

Ajouter un serveur d'applications

Pour ajouter un serveur d'applications qui prendra en charge les requêtes de l'assistante virtuelle et de ses applications Web connexes:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Serveurs d'applications. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Cliquez sur le bouton Nouveau.
  • Remplissez les champs avec l'information requise. Voir Réglages des serveurs d'applications pour plus d'information.
  • Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le serveur.

Supprimer un serveur d'applications

Pour supprimer un serveur d'applications qui traite les requêtes de l'assistante virtuelle et de ses applications Web connexes:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres et allez à la section Serveurs d'applications. Si les champs de la section sont masqués, cliquez la flèche à côté du titre de la section pour les afficher.
  • Cliquez sur l'icône Supprimer dans la rangée du serveur d'applications que vous souhaitez supprimer.
  • Cliquez OK pour confirmer.
  • Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le serveur.