Serveurs de courriels

Les fournisseurs de services de messagerie hébergent les courriels sur leurs serveurs et les rendent accessibles aux utilisateurs par le biais de protocoles d’accès. Ces derniers peuvent envoyer, recevoir, stocker et gérer leurs courriels en utilisant des applications Web telles que Gmail, Hotmail et Yahoo ou des logiciels clients comme Microsoft Outlook. L’assistante virtuelle doit établir une connexion aux services de messagerie des utilisateurs pour accéder à leurs courriels, calendrier et contacts.

Les principaux fournisseurs de messagerie tels que Google (Gmail et G Suite), Microsoft (Exchange, Office 365, Hotmail et Office.com) , Yahoo, etc. sont déjà intégrés au système. En outre, de nouveaux serveurs de courriels s’ajoutent automatiquement lorsque les utilisateurs configurent une connexion à leur messagerie.

Il revient à l’administrateur-système de gérer les serveurs de courriels du système.

Certains fournisseurs de messagerie comme Google Apps ou G Suite et Microsoft Exchange ou Office 365 offrent un éventail de services avec courriels, calendrier et contacts, alors que d'autres tels que Hotmail et Yahoo limitent leurs services aux courriels. L'assistante virtuelle peut accéder aux courriels, calendriers et contacts hébergés sur les serveurs du fournisseur.

À partir de la page Serveurs courriels vous pouvez:

  1. Ajouter des serveurs de courriels.
  2. Supprimer des serveurs de courriels.
  3. Modifier des serveurs de courriels.
  4. Exporter une liste de serveurs de courriels vers un fichier CSV ou PDF.
  5. Filtrer, trier et rechercher des serveurs de courriels.

Aperçu de l'interface

Cette page affiche la liste de serveurs de courriels définis dans le système avec les renseignements suivants:

ENTÊTE DE COLONNE

DESCRIPTION

Case à cocher

 Cochez la case à côté d'une ou plusieurs rangées pour effectuer certaines actions (ex: exporter une liste).

Nom du fournisseur

 Nom du fournisseur de service de messagerie. Cliquez sur ce lien pour accéder aux réglages du serveur de courriels.

Domaine

 Nom de domaine géré par le fournisseur de courriels. Cliquez sur ce lien pour accéder aux réglages du serveur de courriels.

Hébergé

 Indique si le domaine est hébergé sur un serveur public avec d'autres domaines () ou seul ( -- ) sur un serveur dédié. 

Protocole

 Protocole utilisé pour accéder aux courriels hébergés sur le serveur (POP3, IMAP, etc.)

Serveur de courriels

 Adresse URL permettant d’établir la connexion au serveur de courriels. Cliquez sur ce lien pour accéder aux réglages du serveur de courriels.

Options

 Cliquez sur l’icône Options pour afficher les dossiers auxquels l’assistante virtuelle peut accéder sur ce serveur: courriels, calendriers, contacts personnels ou partagés, etc.

Icône Supprimer

 Cliquez sur l'icône  pour Supprimer un serveur de courriels. Voir Supprimer un serveur de courriels pour plus d'information.

Ajouter un serveur de courriels

Pour ajouter manuellement un nouveau serveur de courriels:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Serveurs courriels.
  • Cliquez sur le bouton Nouveau. L'assistant de configuration >des propriétés de serveurs courriels démarre.
  • Lisez les directives et cliquez sur Continuer.
  • Remplissez les champs avec l'information requise. Voir Réglages des serveurs de courriels pour plus d'information.
  • Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le nouveau serveur de courriel.

Supprimer un serveur de courriels

Mise en garde: La suppression d'un serveur de courriels peut affecter les configurations d'accès futures.

Pour supprimer un serveur de courriels:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Serveurs courriels.
  • Cliquez sur l’icône Supprimer dans la rangée du serveur de courriels que vous souhaitez supprimer.
  • Une fenêtre de confirmation s'affiche.
  • Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.

Modifier un serveur de courriels

Pour modifier les réglages d’un serveur de courriels:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Serveurs courriels.
  • Cliquez n’importe quel champ dans la rangée du serveur de courriels pour accéder à ses réglages. L'assistant de configuration des propriétés de serveurs courriels démarre.
  • Modifiez les champs au besoin. Voir Réglages des serveurs de courriels pour plus d'information.
  • Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les nouveaux réglages.

Réglages des serveurs de courriels

Pour accéder aux réglages d'un serveur de courriels, cliquez sur le nom du serveur dans la page Serveurs courriels.

Nom (en anglais et en français)

Entrez un nom descriptif anglais et français pour le serveur de courriels.

Hébergement de domaine

  • Ce fournisseur héberge plusieurs domaines: Sélectionnez cette option s’il s’agit d’un hébergeur de messagerie. Au moment de configurer leur connexion à la messagerie, les utilisateurs qui choisissent l’option Serveur hébergé  verront ce serveur de courriels dans la liste déroulante. Ils n'auront qu’à fournir leur identifiant et mot de passe pour configurer l’accès à leur serveur de courriels.
  • Ce fournisseur héberge seulement le domaine: Sélectionnez cette option si les paramètres de connexion sont propres à ce domaine uniquement (ce n'est pas un hébergeur). Entrez le nom du domaine hébergé dans le champ en dessous (exemple: domaine-messagerie.com). Les utilisateurs qui ont une adresse électronique avec le même domaine n'auront qu’à fournir leur identifiant et mot de passe pour configurer l’accès à leur serveur de courriels.

Hébergement de courriels

Pour configurer l’accès à un hébergeur de courriel existant, cochez l’option Ce compte de courriels est hébergé et sélectionnez l’hébergeur dans la liste déroulante.

Protocole d’accès

Protocole est la norme d'accès aux courriels utilisée par le fournisseur de messagerie afin que ses clients puissent accéder à leurs courriels à partir de différents programmes compatibles avec cette norme. 

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le protocole d'accès à la messagerie utilisé par le serveur de courriels.

  • Google G Suite: Sélectionnez cette option si le fournisseur de messagerie est Google G Suite (anciennement Google Apps). Ce protocole permet à l’assistante virtuelle d’accéder aux courriels, au calendrier et aux contacts.
  • Microsoft Office 365: Sélectionnez cette option si le fournisseur de messagerie est Microsoft Office 365, Outlook ou Exchange. Ce protocole permet à l’assistante virtuelle d’accéder aux courriels, au calendrier et aux contacts.
  • Outlook Web Access: Sélectionnez cette option si le fournisseur de messagerie est un serveur Microsoft Exchange qui utilise le protocole Outlook Web Access (OWA). Ce protocole permet à l’assistante virtuelle d’accéder aux courriels, au calendrier et aux contacts.
  • IMAP: IMAP (Internet Message Access Protocol) est un protocole d’accès bidirectionnel. Il permet à l’assistante virtuelle d’accéder aux nouveaux messages et à ceux qui ont déjà été lus. Ce protocole ne permet pas l'accès aux contacts et calendriers.
  • POP3: POP3 (Post Office Protocol) est l’ancien protocole d’accès unidirectionnel. Il permet à l’assistante virtuelle d’accéder uniquement aux nouveaux messages.
  • Google Gmail: Sélectionnez cette option si le fournisseur de messagerie est Google Gmail. Ce protocole permet à l’assistante virtuelle d’accéder aux courriels, au calendrier et aux contacts.

Serveur de réception (POP3 ou IMAP)

Entrez l'adresse du serveur de courriels. Par exemple: mail.entreprise.com ou https://webmail.enterprise.com.

Port de réception

Entrez le numéro de port utilisé par le protocole POP3 ou IMAP. Habituellement 110 (non SSL) ou 995 (SSL) pour le protocole POP3, et 143 (non SSL) ou 993 (SSL) pour le protocole IMAP.

Utiliser SSL

Cochez cette case si la connexion utilise le protocole sécurisé SSL (Secure Socket Layer) pour crypter les courriels pour plus de sécurité.

Serveur d’envoi (SMTP)

Entrez l'adresse du serveur qui transmet les courriels sortants. Par exemple: smtp.entreprise.com ou https://webmail.enterprise.com. 

Port d’envoi

Entrez le numéro de port utilisé par les protocoles POP3 ou IMAP pour l'envoi de courriels. Habituellement 25 (non SSL) ou 465 (SSL) pour POP3 et IMAP.

Mon serveur d'envoi nécessite une authentification

Cochez cette case si le serveur de courriels exige un identifiant et un mot de passe. C'est généralement le cas pour les connexions SSL.

URL du serveur Outlook Web Acces 

Entrez l'adresse URL du serveur Exchange qui gère les courriels à l’aide du protocole OWA. Par exemple: https://webmail.entreprise.com/exchange ou http://206.200.104.1/exchange.

Tester et valider l'accès à ce serveur

Cochez cette case pour déclencher l’envoi et la réception d’un courriel afin de valider les paramètres de connexion.

Exporter la liste de serveurs de courriels

Vous pouvez exporter une liste de serveurs de courriels vers un fichier CSV ou PDF.

Exporter vers un fichier CSV

Exporter une liste de serveurs de courriels vers un fichier CSV:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Serveurs courriels.
  • Sélectionnez les serveurs de courriels à exporter:
    • Un ou plusieurs serveurs de courriels: Cochez la case à côté du nom des serveurs courriels à exporter.
    • Tous les serveurs de courriels: Cochez la case en haut de la colonne. Tous les serveurs de courriels seront automatiquement sélectionnés.
  • Cliquez sur le bouton  CSV pour ouvrir la fenêtre d'exportation.
  • Par défaut, le fichier est nommé MailProviders.csv et prêt à être enregistré dans un répertoire de votre ordinateur.
    • Modifiez le nom du fichier si nécessaire, mais conservez l'extension CSV. Exemple: renommez MailProviders.csv par MesServeursCourriels.csv.
    • Assurez-vous d'enregistrer le fichier dans le répertoire désiré.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Exporter vers un fichier PDF

Exporter une liste de serveurs de courriels vers un fichier PDF:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Serveurs courriels.
  • Sélectionnez les serveurs de courriels à exporter:
    • Un ou plusieurs serveurs de courriels: Cochez la case à côté du nom des serveurs courriels à exporter.
    • Tous les serveurs de courriels: Cochez la case en haut de la colonne. Tous les serveurs de courriels seront automatiquement sélectionnés.
  • Cliquez sur le bouton  PDF pour ouvrir la fenêtre d'exportation.
  • Le document PDF s'ouvrira automatiquement dans une nouvelle fenêtre et sera enregistré dans le répertoire par défaut défini sur votre ordinateur.

Recherche et filtrage de serveurs de courriels

Vous pouvez rapidement trouver des serveurs de courriels à l'aide de mots-clés.

La première rangée de la liste des serveurs de courriels contient des champs vides dans lesquels vous pouvez entrer un mot-clé pour rechercher une entrée particulière. Par exemple, tapez "gmail" dans la colonne Nom du fournisseur et appuyez sur la touche Entrée pour afficher tous les serveurs contenant le mot "gmail".

Utilisez les listes déroulantes pour filtrer la liste.

Pour supprimer le filtre de recherche, supprimez les mots-clés entrés dans la première rangée et appuyez sur la touche Entrée.

Trier les serveurs de courriels

Vous pouvez trier les différentes colonnes par ordre alphabétique ou numérique (en fonction du type d'information dans la colonne) en cliquant sur un entête de colonne dans le tableau.