Utilisation des contacts sur votre serveur de courriels

Vous avez choisi d'utiliser les contacts de votre serveur de courriels pour bâtir votre bottin vocal. Si ce n'est pas ce que vous voulez, allez à Gérer mes contacts sur le Web.  Le nombre de contacts que vous pouvez accéder par téléphone est limité (habituellement 50), mais vous pouvez demander à votre fournisseur de service ou administrateur de système d'augmenter votre limite.

Votre bottin vocal est construit à partir des contacts personnels qui correspondent à la catégorie et/ou au sous-répertoire que vous avez spécifiés lors de la configuration des paramètres d'accès à vos contacts. La synchronisation des contacts de votre bottin vocal peut se faire sur demande à partir du portail Web ou par téléphone en utilisant la commande vocale RAFRAÎCHIS ou SYNCHRONISE. Les numéros de téléphone doivent être formatés pour être utilisés par l'assistante. Les numéros de téléphone qui utilisent une telle norme commencent par le signe plus (+), suivi du code du pays, du code régional et ensuite du numéro local.

Qu'est-ce que la service Speech Contacts?

Le service Speech Contacts requiert l'accès aux contacts dans votre compte de courriels. Avant d'utiliser ce service, vous devez d'abord configurer le conduit d'accès à vos courriels et formater les numéros de téléphone de vos contacts. 
 

Sélectionner les contacts à utiliser pour votre bottin vocal

Vous pouvez spécifier la Catégorie et/ou le Sous-répertoire des contacts à inclure dans votre bottin vocal. Par défaut,  l'assistante utilise Tous les contacts qu'elle trouve dans votre dossier de Contacts Personnels sans tenir compte de leur catégorie ou sous-répertoire. Voici comment vous pouvez spécifier le sous-répertoire ou catégorie de contacts à utiliser lors dans votre bottin vocal:
  • Sous-répertoire: Si vos contacts sont dans un sous-répertoire de vos Contacts Personnels, entrez le nom de ce sous-répertoire. Par défaut, tous les contacts dans votre dossier de Contacts Personnels (incluant ses sous-répertoires) seront utilisés.
  • Catégorie: Si vous avez marqué les contacts à utiliser par une catégorie spécifique, entrez le nom de cette Catégorie. Par défaut, tous les contacts dans votre dossier de Contacts Personnels et/ou le sous-répertoire seront utilisés peu importe leur catégorie.
     

Formater les numéros de téléphone de vos contacts

Assurez-vous que les numéros de téléphone de vos contacts sont en format TAPI (selon la norme E.164) pour permettre à l'assistante de les composer correctement.
   +[Code du pays] ( [Code régional] )  [Numéro local ]  [Extension]
    Exemple: +1-(514)-555-1212 x201
  • Code du pays: entrez le code du pays ou de la région du numéro de téléphone (ex: +1 pour l'Amérique du Nord, +33 pour la France, +44 pour le Royaume-Uni, etc.);
  • Code régional: entrez le code régional ou de la ville (ex: 514 pour Montréal, 1 pour Paris, 213 pour New York, etc.). Ne pas inclure le préfixe "0" utilisé lorsque le numéro est composé à partir de l'intérieur du pays;
  • Numéro Local: le numéro local (ex: 555-1212);
  • Extension entrez le numéro de poste PBX du contact (s'il y a lieu) précédé du préfixe "x", "ext" ou "#". Assurez-vous qu'il y a au moins un espace entre le numéro de téléphone et le préfixe (par exemple +1-(514)-765-8484 x2205 indique le poste ou extension 2205).
     

Formater les numéros de téléphone de vos contacts sur Outlook

Si vous utilisez Microsoft Outlook pour gérer vos contacts, vous pouvez vérifier et formater chaque numéro de téléphone de vos contacts comme ceci:
  1. Allez dans le dossier Contacts et ouvrez un contact personnel;
  2. Double-cliquez sur chaque numéro de téléphone pour ouvrir la fenêtre Vérifier le numéro de téléphone qui décrit les détails du numéro: Pays/Région, Ville/Code Régional, Numéro local et extension.
  3. Assurez-vous que tous les champs sont corrects et cliquez OK pour confirmer. le numéro de téléphone sera sauvegardé en format TAPI.

Par exemple, le numéro de téléphone (514)-765-8484 devient +1-(514)-765-8484 une fois qu'il est converti au format TAPI.

Importer vos contacts du serveur de courriels

Vous pouvez rafraîchir les contacts de votre bottin vocal à partir du portail Web ou par téléphone en utilisant des commandes vocales. Voici comment vous pouvez rafraîchir l'information de vos contacts à partir du portail Web:
  • Cliquez sur Contacts pour afficher la page de gestion des contacts.
  • Sélectionnez comment vous voulez traiter les contacts en double: remplacer ou conserver ceux de votre bottin vocal
  • Sélectionnez Mes contacts sont sur mon serveur de courriels (Exchange ou Google) puis cliquez Importer
  • Une boîte de dialogue apparaît pour indiquer le résultat de la mise à jour des contacts.
  • Cliquez OK.

La liste de vos contacts mis à jour est affichée.
Pour savoir comment rafraîchir vos contacts par téléphone, allez à Rafraîchissez vos contacts par téléphone.