Filtres d'appels et annonce des appelants

L'Annonce des appelants vous permet de connaitre qui vous appelle avant de décider quoi faire avec l'appel. Vous pouvez activer et contrôler l'option d'Annonce des appelants pour chacun de vos numéros de téléphone comme suit:

• Allez à la page Configuration => Téléphones.
• Sélectionnez le numéro de téléphone pour lequel vous voulez activer ou désactiver l'option d'Annonce des appelants, puis cliquez sur son lien Propriétés.

• Cochez l'option Dis-moi qui appelle dans la section de Gestion de mes appels entrants si vous voulez que votre assistante vous annonce qui est au téléphone lorsqu'elle vous transfère des appels. En répondant aux appels, vous aurez alors le choix de:
  • prendre l'appel,
  • le faire acheminer à un collègue, ou
  • l'envoyer à votre boîte vocale.

  Pour avoir plus de détails sur les fonctions auxquelles vous avez accès en répondant à un appel avec l'option "annonce des appelants", allez à Réception et gestion de vos appels entrants.

• Décochez l'option Dis-moi qui appelle pour désactiver l'annonce des appelants. Dans ce mode, votre assistante virtuelle vous connectera directement aux gens qui vous appellent sans vous les annoncer.

Cliquez sur Soumettre pour confirmer les changements.
 

Le filtrage d'appels est une option qui vous permet de sélectionner les appelants qui peuvent vous être transférés lorsque vous êtes occupé (en-réunion, hors-du-bureau ou non disponible). Vous pouvez demander à votre assistante virtuelle de vous transférer les "appelants connus" tels que vos collègues (membres du même compte de compagnie) et vos contacts mais pas les "appelants inconnus" lorsque vous êtes occupé. Vous pouvez aussi choisir de ne recevoir ces appels que s'ils sont urgents ce qui forcerait votre assistante à demander aux appelants connus si leur appel est urgent avant de vous les transférer.

Voici comment définir vos préférences de filtrage d'appels une fois que vous avez changé votre statut à "en-réunion", "hors-du-bureau" ou "non disponible":

Cliquez sur Configuration => Filtrage d'appels sous Renvois d'appels.
Sélectionnez comment vous vous voulez que votre assistante traite vos appels lorsque vous êtes "en-réunion", "hors-du-bureau" ou "non disponible":

• "Tous les appels vers la boîte vocale".  Si vous ne souhaitez pas être dérangé par aucun appel.
• "Seulement les appels importants". Si vous ne souhaitez recevoir que les appels importants (venant de contacts connus qui ont dit que leur appel était urgent). Vous devez indiquer le numéro de téléphone sur lequel vous voulez prendre ce genre d'appels.
• "Tous les appels vers". Si vous désirez prendre tous les appels, sans aucun filtrage. Vous devez indiquer le numéro de téléphone sur lequel vous voulez prendre les appels durant cette période (occupé).

Cliquez sur Appliquer pour confirmer les changements.
 

Lorsque l'option Vérifiez mon statut d'agenda est activée, l'assistante accède à votre agenda et vérifie votre statut  afin de déterminer comment vous gérer vos appels entrants lorsque votre statut est Disponible. Votre statut d'agenda (occupé ou libre) est synchronisé avec votre statut téléphonique une fois par jour et utilisé dans les règles de traitement des appels.

Note: Cette option s'applique seulement aux usagers ayant un compte courriel sur Google ou Exchange avec un conduit d'accès aux courriels correctement configuré et fonctionnel.

Vous pouvez configurer votre option Vérifiez mon statut d'agenda à partir de la page Statut et renvoi d'appels comme suit:

• Mettez votre statut à Disponible.
• Cochez l'option Vérifiez mon statut d'agenda. Décochez-la pour désactiver l'option.

Cliquez sur Appliquer pour confirmer les changements.