Numéros de téléphone

Cette page affiche la liste des numéros de téléphone définis sur votre système Evatel. Elle présente les numéros déjà attribués aux clients ainsi que les numéros de téléphone disponibles. Le terme DID (Direct Inward Dialing) est également utilisé pour désigner les numéros de téléphone que les gens composent pour appeler vos abonnés (utilisateurs et compagnies), leur envoyer des télécopies et des messages texte (SMS). Un numéro de téléphone peut également être affecté à un groupe d'utilisateurs ou à un service vocal comme l'assistante virtuelle ou la réceptionniste virtuelle.

En tant que revendeur, vous pouvez ajouter/importer des numéros de téléphone, les réserver et les attribuer à vos clients. Vous pouvez également retirer et supprimer des numéros de téléphone. Il revient aux abonnés de gérer les propriétés et l'utilisation de leurs numéros de téléphone.

À partir de la page Numéros vous pouvez:

1. Ajouter des numéros de téléphone dans le système.
2. Importer des numéros de téléphone dans le système à partir d'un fichier texte.
3. Réserver des numéros de téléphone pour des abonnés.
4. Attribuer des numéros de téléphone à des abonnés ou les retirer.
5. Supprimer des numéros de téléphone dans le système.
6. Gérer les réglages et options des numéros de téléphone.
7. Composer des numéros de téléphone à l'aide du téléphone WebPhone.
8. Exporter une liste des numéros de téléphone vers un fichier CSV ou PDF.
9. Chercher, filtrer et trier les numéros de téléphone.

Droits et permissions de gestion des numéros de téléphone

Les droits et permissions liés aux numéros de téléphone varient selon le type d'utilisateur (Voir Types d'utilisateurs pour plus d'information). Plus précisément:

• L'administrateur-système peut uniquement voir la liste des numéros de téléphone et leur utilisation.
• L'administrateur-revendeur peut ajouter, importer et supprimer des numéros dans le système. Il peut également attribuer, réserver ou supprimer des numéros pour le compte de ses abonnés (entreprises ou professionnels).
• L'administrateur-entreprise peut commander et attribuer des numéros de téléphone de ses utilisateurs, services et groupes. Il peut également retirer ou libérer des numéros et en modifier les options.
• Le professionnel peut commander et supprimer ses numéros et en modifier les options.

Cependant, le système permet à tout administrateur de niveau supérieur d'accéder au compte de ses abonnés et de les gérer. Cette fonctionnalité s'avère utile pour répondre aux requêtes d'aide et de soutien technique de la clientèle. Voir Accéder directement à un compte client pour plus d'information.

Aperçu de l'interface

Cette page affiche la liste des numéros de téléphone sur le système (attribués et disponibles) avec les renseignements suivants (certains détails sont contextuels):

ENTÊTE DE COLONNE	DESCRIPTION
Case à cocher	Cochez la case à côté d'un ou plusieurs numéros de téléphone pour effectuer certaines actions (p. ex.: exporter une liste de numéros).
Numéro	Numéro de téléphone (attribué ou disponible). Cliquez sur ce lien pour composer ce numéro directement à l'aide de votre téléphone WebPhone.
Attribution	Statut d'attribution du numéro: disponible, réservé, attribué, quarantaine. Cliquez sur ce lien pour accéder à l'assistant de gestion de numéro de téléphone.
Utilisé par	Nom de l'utilisateur, service ou groupe qui utilise le numéro de téléphone. Cliquez sur ce lien pour accéder à l'assistant de gestion de numéro de téléphone.
Client	Nom de l'abonné (entreprise ou professionnel) qui utilise ou a réservé le numéro de téléphone. Cliquez sur ce lien pour accéder à la section Numéros de téléphone du compte de l'abonné.
Usage	Type d'utilisation: utilisateur, service ou groupe. Cliquez sur ce lien pour accéder à l'assistant de gestion de numéro de téléphone.
Fournisseur	Fournisseur téléphonique auprès duquel le numéro est enregistré. Ce champ n'est pas modifiable.
Statut	Statut du numéro de téléphone: "Actif" (appels reçus sur ce numéro) ou "En suspens" (en attente d'appels sur le numéro). Ce champ est mis à jour par le système automatiquement et ne peut être modifié.

Ajouter et réserver un numéro de téléphone

Il est parfois nécessaire d'ajouter un numéro de téléphone manuellement lorsque le fournisseur téléphonique n'offre pas le ravitaillement en ligne du numéro. C'est généralement le cas lorsqu'un client demande un numéro spécifique qui ne peut être obtenu par le fournisseur téléphonique par défaut du système. Vous devrez alors ajouter manuellement le nouveau numéro de téléphone à votre banque de numéros, pour ensuite le réserver ou l'attribuer à un abonné.

Assurez-vous que le fournisseur téléphonique achemine les appels du numéro de téléphone ajouté manuellement vers votre système téléphonique Evatel.

Si vous êtes prêt à ajouter un numéro de téléphone:

• À partir du menu principal, cliquez sur Numéros.
• Cliquez sur le bouton Nouveau.
• Entrez le numéro de téléphone à ajouter à votre compte de revendeur.
• Sélectionnez le compte auquel le numéro sera attribué:
  • Disponible dans la banque du revendeur
  • Réserver pour un compte d'entreprise
  • Réserver pour un compte professionnel
• À l'aide de la liste déroulante, choisissez le fournisseur téléphonique qui détient le numéro de téléphone.  Assurez-vous que le fournisseur téléphonique dirige le numéro de téléphone vers votre système téléphonique (PBX).
• Cliquez Enregistrer pour confirmer. Le nouveau numéro sera ajouté à votre banque de numéros de téléphone et pourra ensuite être attribué ou réservé à l'intention d'un abonné d'entreprise ou professionnel.

Importer et réserver des numéros de téléphone

Il est parfois nécessaire d'ajouter un numéro de téléphone manuellement à votre banque de numéros. Dans ce cas, vous pouvez importer plusieurs numéros de téléphone dans votre compte de revendeur. Ensuite, vous pourrez les réserver pour des abonnés ou les conserver dans votre banque de numéros de téléphone (DID) disponibles. Voir Attribuer un numéro de téléphone à un abonné pour plus d'information.

Préparez un fichier texte (.txt) répertoriant les numéros de téléphone à importer. Chaque ligne doit définir un seul numéro de téléphone dans le format TAPI (E164).

Si vous êtes prêt à importer un numéro de téléphone:

• À partir du menu principal, cliquez sur Numéros.
• Cliquez sur le bouton  Importer pour lancer l'assistant d'importation.
• Cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez le fichier TXT contenant les numéros de téléphone en format TAPI. Cliquez sur Ouvrir pour confirmer votre choix.
• Sélectionnez le compte auquel le numéro sera attribué: 
  • Disponible dans la banque du revendeur
  • Réserver pour un compte d'entreprise
  • Réserver pour un compte professionnel
• À l'aide de la liste déroulante, choisissez le fournisseur téléphonique qui détient les numéros de téléphone à importer.  Assurez-vous que le fournisseur téléphonique dirige les numéros de téléphone vers votre système téléphonique (PBX).
• Cliquez sur Suivant pour afficher la liste des numéros de téléphone à importer. Vérifiez les numéros de téléphone à importer et décochez ceux que vous ne souhaitez pas importer.
• Cliquez sur Importer puis OK pour confirmer. 

Les numéros seront automatiquement ajoutés à votre banque de numéros de téléphone pour être attribuées ou réservés à des comptes d'entreprise ou professionnels. Voir Attribuer un numéro de téléphone à un abonné pour plus d'information.

Réserver un numéro de téléphone pour un abonné

En tant que revendeur, vous pouvez réserver un numéro de téléphone pour un abonné (entreprise ou professionnel). Si le numéro requis n'est pas dans disponible, il faudra l'ajouter ou l'importer avant de pouvoir le réserver. Voir Ajouter un numéro de téléphone ou importer des numéros de téléphone pour plus d'information.

Dès qu'un numéro de téléphone est réservé pour un abonné, celui-ci pourra l'obtenir en suivant le processus de commande de numéro de téléphone. S'il s'agit d'un compte d'entreprise, il reviendra à administrateur-entreprise d'attribuer le numéro à un utilisateur, groupe ou service.

Pour réserver un numéro de téléphone pour un abonné:

• À partir du menu principal, cliquez sur Numéros.
• Sélectionnez Numéros disponibles dans la liste déroulante Filtrer. En l'absence de numéros disponibles, vous devrez ajouter le numéro de téléphone à réserver dans le système avant de continuer. Voir Ajouter un numéro de téléphone ou importer des numéros de téléphone pour plus d'information.
• Cliquez sur le lien Réserver associé à l'un des numéros disponibles afin de le réserver pour un abonné. 
  • Choisissez le type d'abonné pour lequel vous réservez le numéro: Entreprise ou Professionnel.
  • Ensuite, utilisez la liste déroulante pour sélectionner le compte d'entreprise ou professionnel en question. 
  • Cliquez sur Suivant pour réserver le numéro de téléphone au client sélectionné.
• Cliquez sur Confirmer pour compléter la réservation numéro de téléphone.

Si vous n'avez pas coché la case Informer le client, vous devrez aviser le client que le numéro est prêt à utiliser. Vous pouvez également attribuer le numéro de téléphone directement à un utilisateur, groupe ou service. À cette fin, cliquez sur le nom du compte (d'entreprise ou professionnel) dans la liste des numéros de téléphone. Voir Accéder directement à un compte client pour plus d'information.

Lorsqu'un abonné n'a plus besoin d'un numéro de téléphone, vous pouvez le retirer de son compte afin qu'il redevienne disponible dans votre banque de numéros:

• À partir du menu principal, cliquez sur Numéros.
• Sélectionnez Numéros déjà attribués dans la liste déroulante Filtrer. 
• Cliquez sur le lien Attribué du numéro de téléphone à libérer, puis cliquez Soumettre.
• Examinez le sommaire de la transaction et cochez la case Informer le client pour transmettre un avis au titulaire du compte (professionnel ou administrateur-entreprise).
• Cliquez sur Confirmer pour terminer le retrait du numéro de téléphone.

Le numéro de téléphone deviendra automatiquement disponible pour d'autres usages.

Voir Supprimer un numéro de téléphone si vous souhaitez retirer un numéro de téléphone de votre banque de numéros disponibles.

Supprimer un numéro de téléphone

Il est parfois nécessaire de retirer un numéro de téléphone de votre banque de numéros disponibles, notamment lorsqu'un abonné veut continuer à utiliser son numéro avec un autre fournisseur téléphonique ou si vous ne souhaitez plus payer pour un numéro. 

D'ailleurs, nous conseillons de supprimer ou de mettre d'anciens numéros temporairement "en quarantaine". Ceci évitera à un nouvel abonné de recevoir les appels d'un ancien abonné.

Pour supprimer un numéro de téléphone:

• À partir du menu principal, cliquez sur Numéros.
• Sélectionnez Numéros disponibles dans la liste déroulante Filtrer. 
• Cochez la case à côté du numéro à supprimer. Cliquez sur le bouton Supprimer.
• Cliquez sur Oui pour confirmer.

Composer un numéro de téléphone en ligne

Le téléphone Web de votre compte utilisateur vous permet de composer un numéro de téléphone directement à partir du portail Web. La communication peut être établie à l'aide du microphone et haut-parleurs de votre ordinateur, ou encore grâce à un rappel vers l'un de vos postes téléphoniques ou autre numéro de téléphone privé (mobile, domicile, etc.). Consultez la rubrique d'aide du portail Web pour plus d'information sur l'utilisation du téléphone Web.

Réglages des numéros de téléphone

Les réglages déterminent le type de numéro de téléphone, son lieu géographique et les options qui y sont associées. 

En général, il revient aux titulaires de compte (abonnés) de gérer ces réglages, mais vous pouvez les modifier au besoin. À cette fin, il suffit d'accéder directement au compte de l'abonné. Voir Accéder directement à un compte client pour plus d'information.

Type de numéro de téléphone

Il existe trois types de numéros de téléphone:

• Les numéros locaux sont dans les zones téléphoniques locales déterminées par l'administrateur-système.
• Les numéros sans frais commencent par 8XX et servent à faire des appels sans frais.
• Les numéros internationaux comprennent des numéros de téléphone dans un pays autre que le vôtre.

Options relatives aux numéros de téléphone

Les numéros de téléphone peuvent être configurés pour gérer de nombreuses options de service. Sélectionnez toutes les options requises:

• Appels téléphoniques (voix): Cochez cette case si le numéro de téléphone servira à recevoir des appels.
• Réception de télécopies (SmartFax): Cochez cette case si le numéro de téléphone servira à recevoir des télécopies.
  • Copie papier: Cochez cette case si les télécopies seront envoyées à un télécopieur physique pour impression des télécopies.
  • Poste du télécopieur: Entrez dans le numéro de poste auquel sera relié le télécopieur en utilisant un adapteur de terminal analogique (ATA). Sélectionnez un poste dans la liste déroulante. En l'absence de postes, laissez la valeur par défaut "Je choisirai plus tard" et laissez l'administrateur-entreprise s'en occuper.
• Réception de textos (SmartSMS): Cochez cette case si le numéro de téléphone servira à recevoir et envoyer des messages texte.
• Appels d'urgence (911): Cochez cette case si l'abonné souhaite avoir accès aux services d'urgence 911 à partir de ce numéro.

Localisation géographique

Chaque numéro de téléphone est associé à un lieu géographique. Choisissez un pays, un état/province et une ville (indicatif régional) à l'aide des listes déroulantes.

Numéro de téléphone existant

Entrez l'indicatif régional et numéro de téléphone dans le champ Numéro de téléphone. Exemple: +1 (213) 555-1212. Voir Format TAPI pour plus d'information. En cas de doute, cliquez sur l'icône Modifier pour ouvrir l'assistant de formatage du numéro.

Fournisseur téléphonique

Dans la liste déroulante, sélectionnez le fournisseur téléphonique qui gère le numéro de téléphone sur le réseau téléphonique public.

Format du numéro de téléphone

Nous vous conseillons de toujours utiliser le format E164 (TAPI) pour importer, stocker et gérer les numéros de téléphone du système.

Format TAPI (E164)

Les numéros de téléphone doivent respecter le format universel TAPI (E164) suivant:

+ [code de pays] ([indicatif régional]) [numéro local] x[poste]

C'est-à-dire:

1. Le code de pays correspond au code de pays ou de région auquel le numéro de téléphone est associé:  +1 pour le Canada et les États-Unis, +33 pour la France et +44 pour le Royaume-Uni.
2. L'indicatif régional correspond à la ville à laquelle le numéro de téléphone est associé: (514) pour Montréal, (415) pour San Francisco et (1) pour Paris.
3. Le numéro local correspond au numéro composé localement pour joindre l'abonné.
4. Le poste correspond au numéro de poste du système téléphonique interne (PBX) de l'abonné.

Voici quelques formats respectant le modèle TAPI:

• +1 (514) 555-1212
• +1 (514) 555 1212 x201
• +33 (1) 43.31.12.12
• +44 (3456) 6789

Exporter des numéros de téléphone

Vous pouvez exporter une liste de numéros de téléphone vers un fichier CSV ou PDF.

Exporter vers un fichier CSV

Pour exporter une liste de numéros de téléphone vers un fichier CSV:

• À partir du menu principal, cliquez sur Numéros.
• Sélectionnez les numéros à exporter:
  • Un ou plusieurs numéros de téléphone: Cochez la case à côté des numéros à exporter.
  • Tous les numéros de téléphone: Cochez la case en haut de la colonne. Tous les numéros de téléphone seront automatiquement sélectionnés.
• Cliquez sur le bouton  CSV pour ouvrir la fenêtre d'exportation.
• Par défaut, le fichier est nommé PhoneNumbers.csv et prêt à être enregistré dans un répertoire de votre ordinateur.
  • Modifiez le nom du fichier si nécessaire, mais conservez l'extension CSV. Exemple: renommez PhoneNumbers.csv par MesNumeros.csv.
  • Assurez-vous d'enregistrer le fichier dans le répertoire désiré.
• Cliquez sur >Enregistrer.

Exporter une liste de numéros de téléphone vers un fichier PDF

Pour exporter une liste de numéros de téléphone vers un fichier PDF:

• À partir du menu principal, cliquez sur Numéros.
• Sélectionnez les numéros à exporter:
  • Un ou plusieurs numéros de téléphone: Cochez la case à côté des numéros à exporter.
  • Tous les numéros de téléphone: Cochez la case en haut de la colonne. Tous les numéros de téléphone seront automatiquement sélectionnés.
• Cliquez sur le bouton PDF pour ouvrir la fenêtre d'exportation.
• Le document PDF s'ouvrira automatiquement dans une nouvelle fenêtre et sera enregistré dans le répertoire par défaut de votre ordinateur.

Chercher des numéros de téléphone

Vous pouvez rapidement trouver des numéros de téléphone à l'aide d'une suite de chiffres, d’un mot-clés ou en filtrant la liste selon le statut des numéros (attribués ou disponibles).

Rechercher

Entrez une suite de chiffres ou un mot-clé dans la première rangée (champs vides) pour rechercher des numéros de téléphone qui y correspondent. Par exemple, tapez "Service" dans la colonne Usage et appuyez sur la touche Entrée pour afficher tous les numéros de téléphone associés à un service comme l'assistante virtuelle, la réceptionniste virtuelle ou l'agent de garde.

Pour supprimer le filtre de recherche, supprimez les mots-clés entrés dans la première rangée et appuyez sur la touche Entrée.

Filtrer des numéros de téléphone

Vous pouvez filtrer la liste des numéros de téléphone en fonction de leur statut (attribué ou disponible).

• À l'aide de la liste déroulante Filtrer, sélectionnez Numéros déjà attribués pour afficher uniquement les numéros de téléphone qui ont été attribués aux clients. Sélectionnez Numéros disponibles pour afficher la liste des numéros de téléphone disponibles (pas encore attribués).
• Cliquez sur Tous pour afficher la liste complète des numéros de téléphone.

Trier les numéros de téléphone

Vous pouvez trier les différentes colonnes par ordre alphabétique ou numérique (en fonction du type d'information dans la colonne) en cliquant sur un entête de colonne dans le tableau.