Horaires de renvoi d'appels

Une fois que vous aurez spécifié vos numéros de téléphone dans Téléphones, vous êtes prêt à configurer votre premier horaire de renvoi d'appels. Un horaire définit les numéros de téléphone sur lesquels votre assistante peut vous rejoindre durant la période spécifiée.
Il y a deux types d’horaires de renvoi d’appels:

• Horaire hebdomadaire. Les horaires hebdomadaires sont valides chaque semaine en tant que jours de travail et de fin de semaine.
• Évènements spéciaux. Les évènements spéciaux ont généralement lieu une fois par année comme des vacances, des voyages d'affaires, des congés de Nouvel An, etc. Les renvois d'appels spéciaux sont traités en priorité par rapport à l'horaire hebdomadaire.
   

Comment contrôler le renvoi de vos appels?

Vous pouvez configurer vos horaires de renvoi d’appels et spécifier votre statut pour indiquer à votre assistante où et quand vous voulez être rejoint. Voici comment:

• vous pouvez définir des horaires de renvoi d’appels hebdomadaires et spéciaux pour spécifier comment vous voulez que vos appels téléphoniques soient gérés à différentes périodes et occasions connues;
• vous pouvez faire renvoyer tous vos appels vers un numéro de téléphone particulier ou vers votre boite vocale. Note: Une telle action désactive votre renvoi d'appels automatique.
• vous pouvez aussi changer votre statut et indiquer où vous voulez être joint si vous êtes en-réunion, hors-du-bureau ou non-disponible. Note: Une telle action désactive votre renvoi d'appels automatique.

 Priorités utilisées pour le renvoi d'appels

Votre assistante vous achemine vos appels en tenant compte des priorités suivantes:

1. Votre statut et votre renvoi d'appels direct tel que spécifié par téléphone, Web ou agenda.
2. L'horaire actif de votre renvoi d'appels des évènements spéciaux
3. L'horaire actif de votre renvoi d'appels hebdomadaire, et à l'intérieur de cet horaire, le renvoi d'appels durant le midi a priorité sur celui des heures de travail.

 Ce que les gens qui vous appellent entendront

• Je ne prends pas d’appels. Je ne suis pas disponible.
  L’appelant est informé que vous n’êtes pas disponible avant d’être transféré à votre boîte vocale.
• Je ne prends pas d’appels. Je suis en réunion.
  L’appelant est informé que vous êtes en réunion avant de lui demander si l'appel est important ou de le transférer à votre boîte vocale (selon votre préférences).
• Je ne prends pas d’appels. Je suis hors du bureau.
  L’appelant est informé que vous êtes hors du bureau avant de le transférer à votre boîte vocale.
• Renvoie tous mes appels à un numéro de téléphone spécifique.
  L’appelant est acheminé directement au numéro de téléphone que vous avez spécifié.
• Utilise mes horaires de renvoi d’appels.
  Durant l’horaire actif, l’appelant est informé que l’appel vous est transféré. L’appelant entend ensuite les sonneries jusqu’à ce que vous répondiez. Mais si vous ne répondez pas après le nombre de sonneries maximum, l'appelant entend le message "Veuillez patienter. Je vais tenter de joindre votre correspondant sur différents numéros (si vous en avez spécifié plus d’un endroit de renvoi d’appels dans l’horaire actif)". Si vous ne répondez à aucun des endroits, l’appelant est envoyé à votre boîte vocale.
• Utilise mes horaires de renvoi d’appels.
  Quand aucun horaire n’est défini, l’appel est traité comme si vous aviez mis votre renvoi d’appels à “Je ne prends pas d'appels. Je ne suis pas disponible”.

Exemple de renvoi d'appels

Voici l’exemple d’un horaire de renvoi d’appels hebdomadaire programmé par John Smith de  Mobile Salesforce Inc.:

“Lors des jours de semaine, de 9:00am à 5:00pm, renvoie mes appels sur ma ligne directe au bureau et sur mon téléphone mobile simultanément. Si je ne réponds pas après 4 sonneries, renvoie l’appel à mon téléphone de bureau à la maison. Si je ne réponds pas après 3 sonneries cette fois, prends un message vocal.”

Voici ce que les gens entendront s’ils appellent John Smith mardi à 3:00 pm: «Bienvenue chez Mobile Salesforce. Je vais vous transférer à John Smith ». Si après 4 sonneries il n’y a pas de réponse, l'assistante dit: « Je vais tenter de joindre votre destinataire aux différents endroits. Ceci pourrait prendre quelques secondes ». L’appelant entendra de nouveau des sonneries pendant que le téléphone de bureau à la maison de John Smith sonne. Si l’appel n’est pas répondu après 3 sonneries, l’appelant entend soit le message d'accueil personnalisé de John, soit « La personne que vous tentez de joindre n'est pas disponible. Veuillez laisser un message après le timbre sonore. ». Tout message enregistré sera envoyé en tant que courriel à la boîte de réception de John Smith.

Ouvrez la page Configuration => Renvoi d’Appels puis allez à la section "Mes renvois d’appels hebdomadaires" pour consulter et modifier vos horaires de renvoi d'appels hebdomadaires.

Pour modifier un horaire, cliquez sur son nom. Vous pouvez modifier les paramètres suivants:

• Jours de la semaine durant lesquels l’horaire s’applique (peut être toute la semaine);
• Plage horaire durant laquelle l’horaire s’applique (entre telle et telle heure ou toute la journée);
• Séquence d’appels pour spécifier les numéros de téléphone où vous voulez être rejoint si vous recevez un appel durant cet horaire:
  
  • Cliquez sur Renvoi pour ajouter un nouvel endroit où vous voulez être rejoint. Une fenêtre “sélectionnez un numéro de téléphone” apparaîtra.
  • Sélectionnez le numéro de téléphone à partir de la liste dans Téléphones.

Pour chaque numéro de téléphone ou groupe de numéros de téléphone composés simultanément, vous devez spécifier le nombre de sonneries et la numéro de séquence d'appel:

• Nombre de sonneries vous devez spécifier le nombre de sonneries avant de passer à la séquence d’appels suivante ou d’aller à la boîte vocale.
• Séquence d’appels pour spécifier la séquence de composition du numéro de téléphone. Pour programmer des appels simultanés,  spécifiez la même séquence pour les numéros qui doivent sonner en même temps.

Exemple de séquences de renvoi d'appels:
Séquence: 1, téléphone: Bureau, sonneries: 4
Séquence: 1, téléphone: Mobile, sonneries: 4
Séquence: 2, téléphone: Maison, sonneries: 3

Dans l'exemple ci-haut, les appels entrants sonneront au Bureau et sur le Mobile 4 fois. Si personne ne répond, l'assistante passera à la séquence suivante pour appeler à la Maison pendant 3 sonneries avant d'aller à la boite vocale.
 

Ouvrez la page Configuration => Renvoi d’Appels puis allez à la section "Mes renvois d’appels spéciaux" pour consulter, ajouter et modifier vos horaires de renvoi d'appels spéciaux.

Cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel horaire pour créer un évènement spécial comme suit:

• Nom de l’évènement comme "Conférence 2010 sur la Mobilité et la sécurité" ou "Vacances d’été"
• Date de début et Date de retour de cet évènement.

• Spécifiez où vous voulez que votre assistante renvoie vos appels durant cet évènement:

  • "Tous les appels vers la boîte vocale".
  • "Seulement les appels importants". Indiquez le numéro de téléphone sur lequel vous voulez prendre ce genre d'appels.
  • "Tous les appels vers". Indiquez le numéro de téléphone sur lequel vous voulez prendre tous les appels durant cette période.

  Cliquez sur Appliquer pour confirmer les changements.

Ouvrez la page Configuration => Renvoi d’Appels puis allez à la section "Mes renvois d’appels spéciaux" pour consulter, ajouter et modifier vos horaires de renvoi d'appels spéciaux.

• Cliquez sur l’évènement spécial à modifier.
  La fenêtre de modification des détails de l’horaire du renvoi d’appels apparaît.
• Faites les changements voulus et appuyez sur Soumettre.
   

La fonction Test du renvoi d'appels vous permet de savoir où iront les appels des gens qui tentent de vous rejoindre à n’importe quelle heure ou date.

• Allez à la page Renvoi d’Appels puis cliquez Ouvrez la page Test du renvoi d'appels
• Spécifiez la date et l’heure à laquelle vous voulez tester votre renvoi d’appels.
• Cliquez sur le bouton Tester pour connaitre l’horaire actif durant cette période en plus de la séquence d’appels qui sera essayée pour vous rejoindre.
   

Qu'arrive-t-il si je n'ai défini aucun numéro de téléphone sur lequel je peux être joint?

Qu'arrive-t-il aux appels reçus alors qu'aucun renvoi d'appels n'est défini?

Qu'arrive-t-il aux appels dirigés vers mon mobile alors qu'il est fermé/éteint?

Qu'arrive-t-il aux appels reçus alors que deux horaires de renvoi d'appels (hebdomadaire et annuel) sont actifs

Que se passe-t-il si je renvoie tous mes appels à mon cellulaire?