Usagers de la compagnie
Pour les comptes de compagnies privées, les usagers sont des employés qui travaillent ensemble et partagent certaines informations telle que le répertoire de la compagnie, le serveur de courriels et les contacts publics. Ils partagent aussi la même réceptionniste virtuelle, la même assistante virtuelle et le même portail Web.
Pour les comptes de services publics, les usagers sont des gens qui se sont abonnés à travers un site public. Ce sont des individus indépendants qui ne partagent pas les mêmes informations. Ils utilisent cependant le même service d'assistante virtuelle et le même portail Web.
Chaque usager a son Numéro d'usager unique et son NIP pour accéder et gérer leur compte par téléphone et sur le Web.
La page Usagers vous permet de voir la liste des usagers de la compagnie pour gérer leurs comptes, leurs restrictions d'appels, leurs forfaits de services, etc. Vous pouvez aussi attribuer des numéros DID et des extensions virtuelles aux usagers à partir de cette page.
La page des usagers
- ajouter, importer ou supprimer des comptes d'usagers
- modifier le profile d'un usager: options, DIDs, restrictions d'appels et forfaits de services
- envoyer les codes d'accès ou des messages personnalisés à un usager
- voir l'utilisation du système par chaque usager (sessions)
Cliquez sur Usagers pour afficher la liste des usagers avec les informations suivantes pour chaque usager:
- ID: Numéro d'usager de 4 chiffres unique to chaque usager.
- Usager: Prénom et nom de l'usager.
- Ext: Numéro de l'extension virtuelle (1 to 6 digits) attribuée à l'usager sur le service de réceptionniste virtuelle Réceptionniste virtuelle . Laissez ce champ vide si l'usager ne fait pas partie d'une compagnie.
- DID: Numéro de téléphone direct (DID) attribué à l'usager. Ce champ est vide si l'usager n'a pas de DID.
- Rest: Lien pour consulter et modifier les restrictions d'appels de l'usager.
- Options: Lien pour consulter et modifier certaines options avancées de l'usager tel que nombre maximum de contacts, nombre of messages téléchargés à la fois, etc.
- Forfaits: Lien pour consulter et modifier les forfaits de services de l'usager .
- Supprimer: Lien pour supprimer/effacer le compte d'usager de la liste des membres d'une compagnie ou du système complètement.
Cliquez sur sur une lettre pour afficher voir la liste des usagers dont le prénom ou nom commence par cette lettre. ou cliquez Suivant ou Précédant pour afficher les pages suivantes et précédentes. Pour spécifier l'ordre de tri, cliquez sur le titre de la colonne.
Les comptes usagers en suspens
Les nouveaux abonnés qui n'ont pas encore complété leur inscription sont considérés comme "Comptes en suspens". Ils attendent généralement la confirmation du mode de paiement. Les usagers ayant un compte en suspens peuvent accéder au portail Web et fournir les informations requises pour compléter leur inscription.
Pour afficher la liste des comptes en suspens, sélectionnez l'option En suspens de la liste Afficher seulement les comptes.
À partir de cette page, vous pouvez envoyer les codes d'accès ainsi que des messages de rappels incitant les usagers à compléter leur inscription. De plus, vous pouvez aussi préconfigurer chaque compte en suspens en utilisant les fonctions telles que attribuer un DID, spécifier les restrictions d'appels et les options, choisir les forfaits de services, etc.
Connaître le nombre de sessions téléphoniques d'un usager
Vous pouvez connaitre the nombre de sessions téléphoniques d'un usager ainsi que la date et l'heure de sa dernière session à partir de la page Usagers , comme suit:
- Cliquez sur le bouton Sessions d'usagers.
La page affiche la liste des usagers avec le nombre de sessions et la date et heure de la dernière session pour chaque usager.
Vous pouvez naviguer à travers les pages pour afficher l'information recherchée. - Cliquez sur Fermer lorsque vous avez fini.
Gérer les comptes d'usagers
À partir de la page Usagers , vous pouvez accéder un compte usager en cliquant sur son nom, son numéro d'usager ou son numéro d'extension.
Une session de cet usager démarre dans une nouvelle fenêtre. Les informations du compte de l'usager sont affichées.
En tant qu'administrateur de compagnie, vous pouvez maintenant effectuer la plupart des opérations qu'un usager peut faire sur son compte.
Cliquez Soumettre à chaque fois que vous voulez sauvegarder les changements.
Envoyer des messages aux usagers
À partir de la page Usagers , vous pouvez envoyer des courriels aux usagers pour leur communiquer leurs codes d'accès ou échanger avec eux. Voici comment:
Cliquez sur l'enveloppe 
dans la colonne Envoyer qui correspond à l'usager auquel vous voulez envoyer le message.
Une boite de dialogue Envoi de message s'ouvre. Choisissez le type de message que vous voulez envoyer à l'usager:
- Envoi de codes d'accès au compte: Cliquez Suivant pour confirmer. Les codes d'accès (Nom d'usager et NIP) seront envoyés à l'adresse courriel de l'usager.
- Envoi d'un nouveau message: Cliquez Suivant pour confirmer. Une fenêtre Nouveau Message s'ouvre. Entrez le sujet et le contenu de votre message puis cliquez Suivant. Le nouveau message sera envoyé à l'adresse courriel de l'usager.
Créer des comptes d'usagers manuellement
À partir de la page Usagers , vous pouvez créer de nouveaux comptes d'usagers manuellement comme suit:
- Cliquez sur le bouton Nouvel usager.
Une fenêtre Information d'usager s'ouvre. - Remplissez les formulaires pour créer le nouveau compte d'usager.
Appuyez sur Créer le compte pour créer le compte immédiatement.
Configurer les services pour les usagers
Vous pouvez configurer les services de certains comptes usagers à partir de la page Usagers comme suit:
- Cliquez sur le nom de l'abonné pour lequel vous voulez configurer des services.
Une session d'usager s'ouvre dans une nouvelle fenêtre. - À partir de la page Configuration, sélectionnez chaque service qui a besoin d'être configuré et entrez les informations requises pour compléter sa configuration.
- Cliquez Soumettre pour sauvegarder les changements.
Options des utilisateurs
Importer des comptes d'usagers
En tant qu'administrateur de compagnie, vous pouvez importer des usagers en blocs (groupes) dans votre compte de compagnie à partir du répertoire Active Directory de Exchange ou de fichiers CSV ou XML.
Importer des usagers du system téléphonique
Vous pouvez importer des usagers directement de votre système téléphonique dans votre compte de compagnie partir de la page Usagers comme suit:
- Cliquez sur Importer Usagers. La fenêtre Importer Usagers s'ouvre.
- Sélectionnez la source Système téléphonique à partir de la liste des sources supportées.
- Appuyez sur Importer Usagers pour importer les usagers à partir du système téléphonique.
- Sélectionnez les usagers à importer en cochant la case Inclure.Les usagers dont l'adresse courriel existe déjà sur le système d'assistante virtuelle (doubles) sont décochés et affichés dans une couleur différente. Vous pouvez choisir tout de même de les importer en cochant leur case Inclure.
- Appuyez OK pour lancer l'opération d'importation des usagers dans votre compte de compagnie ou appuyez Fermer pour fermer la fenêtre sans importer les usagers.
Importer des usagers de Active Directory
- Cliquez sur Importer Usagers. La fenêtre Importer Usagers s'ouvre.
- Sélectionnez la source de type Active Directory à partir de la liste des sources supportées.
Entrez les informations suivantes pour permettre au module Portail Web d'extraire les informations des usager de votre serveur Exchange:
- Adresse du server: C'est l'adresse électronique du serveur qui roule votre répertoire Active Directory.
- Nom d'usager: C'est le nom d'usager du compte utilisé pour accéder et extraire les usagers du répertoire Active Directory.
- Mot de passe: C'est le mot de passe du compte utilisé pour accéder et extraire les usagers du répertoire Active Directory.
- Appuyez sur Importer Usagers pour importer les usagers à partir du répertoire Active Directory.
- Sélectionnez les usagers à importer en cochant la case Inclure.
Les usagers dont l'adresse courriel existe déjà sur le système d'assistante virtuelle (doubles) sont décochés et affichés dans une couleur différente. Vous pouvez choisir tout de même de les importer en cochant leur case Inclure. - Appuyez OK pour lancer l'opération d'importation des usagers dans votre compte de compagnie, ou appuyez Fermer pour fermer la fenêtre sans importer les usagers.
Importer les usagers d'un fichier CSV ou XML
Vous pouvez importer des usagers d'un fichier CSV ou XML dans votre compte de compagnie à partir de la page Usagers comme suit:
- Cliquez sur Importer Usagers. La fenêtre Importer Usagers s'ouvre.
- Sélectionnez la source de type XML à partir de la liste des sources supportées.
- Cliquez sur Naviguer pour trouver et sélectionner le fichier des usagers à importer sur votre ordinateur ou votre réseau.
- Sélectionnez les usagers à importer en cochant la case Inclure.
Les usagers dont l'adresse courriel existe déjà sur le système d'assistante virtuelle (doubles) sont décochés et affichés dans une couleur différente. Vous pouvez choisir tout de même de les importer en cochant leur case Inclure. - Appuyez OK pour lancer l'opération d'importation des usagers dans votre compte de compagnie, ou appuyez Fermer pour fermer la fenêtre sans importer les usagers.
Préparation des fichiers contenant les usagers à importer
Les fichiers contenant les données des comptes usagers à créer doivent respecter les conditions suivantes:
- Pas de duplication de champs: Les champs d'un compte d'usager ne doivent pas être dupliqués. Chaque champ apparait une seule fois.
- Noms de champs conformes: Assurez-vous que les noms des champs dans l'entête du fichier CSV sont épelés exactement comme ceux dans l'exemple de fichier CSV qui vous est fourni. Les noms de champs ne tiennent compte pas des majuscules et minuscules.
- Les champs obligatoires doivent être inclus. Les champs obligatoires sont en caractères gras dans l'exemple.
- Numéro d'Usager est le champ d'identification de l'usager (Numéro d'usager). Spécifiez la valeur -1 si vous voulez que le portail Web génère un nouveau numéro d'usager et l'attribue au compte.
- Protocol est le protocole utilisé pour accéder aux courriels de l'usager.
- EWS: Pour les comptes sur Exchange 2007
- GDAPI: Pour les comptes sur Google
- OWA: Pour les comptes sur Exchange 2003 accessibles par Outlook Web Access
- IMAP: Pour les comptes qui utilisent IMAP.
- POP3: Pour les comptes qui utilisent POP3.
- MailServer est l'adresse du serveur de courriels. Par exemple: http://mailserver.company.com
- UserName est le nom d'accès au compte de courriels
Format et exemple de fichier XML
Les fichiers XML sont des fichiers texte qui utilisent le format XML pour définir les champs des données. Un exemple de fichier XML pour importer des usagers en bloc est décrit ci-après. Assurez-vous que les conditions suivantes sont respectées:
Exemple:
2206
John
Smith
Cette adresse courriel est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
en
+1 (650) 555 1212
+1 (650) 555 1213
+1 (650) 555 1214
+1 (650) 123 4568
1
mailserver.mobileforce.com
john-smith
-1
Sylvie
Tremblay
Cette adresse courriel est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
fr
+1 (650) 555 1299
+1 (650) 555 1298
+1 (650) 555 1297
+1 (650) 123 4567
3
pop3.mailserver.com
Sylvie.Tremblay
Format et exemple de fichiers CSV
Les fichiers CSV sont des fichiers texte qui utilisent le format CSV pour définir les champs des données. Un exemple de fichier CSV pour importer des usagers en bloc est décrit ci-après.
Exemple:
UserID,FirstName,LastName,Email,Language,Mobile,Home,Business,DID,Protocol,MailServer,UserName
2206,John,Smith,Cette adresse courriel est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.,en,+1 (650) 555 1212,+1 (650) 555 1213,+1 (650) 555 1214,+1 (650) 123 4568,1,mailserver.mobileforce.com,john-smith
-1,Sylvie,Tremblay,Cette adresse courriel est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.,fr,+1 (650) 555 1299,+1 (650) 555 1298,+1 (650) 555 1297,+1 (650) 123 4567,3,pop3.mailserver.com,Sylvie.Tremblay
Approvisionnement des comptes d'usagers à distance
En tant qu'administrateur de compagnie, vous pouvez faire des arrangements avec votre fournisseur de service pour pouvoir approvisionner le compte de votre compagnie à distance. Ceci vous permettra d'offrir un service d'abonnement (inscription) directement sur votre site Web avec vos couleurs corporatives. Vous pouvez aussi utiliser les fonctions d'approvisionnement à distance pour créer des comptes et configurer leurs services.
Contactez votre fournisseur de service pour en savoir plus sur l'approvisionnement à distance.
Modifier les restrictions d'appels d'un usager
À partir de la page Usagers page, vous pouvez changer les restrictions d'appels d'un usager en cliquant sur l'icône dans la colonne Rest de l'usager. Une fenêtre s'ouvrira vous permettant de sélectionner le type d'appels que l'usager aura droit de faire.
- Pour autoriser l'usager à faire un type d'appels spécifique, il suffit de décocher la case correspondant à la restriction d'appel. L'usager sera ainsi autorisé à effectuer ce type d'appels.
- Pour interdire à l'usager de faire un type d'appels spécifique, il suffit de cocher la case correspondant à la restriction d'appel. L'usager ne pourra pas effectuer ce type d'appels.
- Appuyez soit Soumettre pour sauvegarder les changements.
Si une restriction d'appels n'existe pas déjà, vous devez d'abord l'ajouter dans les restrictions de la compagnie avant de l'appliquer aux usagers. Allez à Ajouter des restrictions d'appels pour en savoir plus.
Changer les options d'un compte d'usager
À partir de la page Usagers , vous pouvez consulter et modifier le options d'un compte d'usager simplement en cliquant sur le lien Options de l'usager sélectionné. Une fenêtre s'ouvrira affichant les options actuelles. Modifiez ces options simplement en écrasant les valeurs actuelles. Voici quelques options reliées à chaque compte usager:
- Nombre maximum de messages: C'est le nombre maximum de messages téléchargés par le système à chaque fois que l'usager appelle et demande l'accès à ses courriels.
- Nombre maximum de contacts: C'est le nombre maximum de contacts personnels que l'usager peut accéder par téléphone. Ces contacts sont soit téléchargés à partir du serveur de courriels de l'usager ou gérés sur son portail Web.
- Nombre maximum des messages vocaux: Nombre maximum de messages vocaux qui peuvent être conservés dans la boite vocale de l'usager. Cette option s'applique seulement pour les usagers dont les messages vocaux sont sauvegardés sur le serveur de l'assistante virtuelle.
- Nombre maximum de télécopies: Nombre maximum de télécopies qui peuvent être conservées dans la boite de messagerie de l'usager. Cette option s'applique seulement pour les usagers dont les messages vocaux sont sauvegardés sur le serveur de l'assistante virtuelle.
- Date d'expiration du compte: Date d'expiration de l'abonnement de cet usager. L'usager est averti par courriel et à chaque tentative d'accès au compte ou service. L'usager ne pourra plus utiliser le service après cette date.
- Autoriser l'accès aux contacts publics de la compagnie: Permettre à l'usager d'avoir accès aux contacts publics de la compagnie que l'assistante virtuelle utilise.
- Compte géré par l'administrateur: Interdire à l'usager de changer la configuration de son compte. Seul l'administrateur de compagnie pourra le faire.
- Compte d'usager SIP par défaut (Usager et mot de passe): Codes d'identification présentés à la passerelle SIP pour authentifier l'usager pour lequel l'assistante effectue un appel.
- Codes du compte SIP: Codes d'accès au compte SIP de l'usager. Ces informations sont utilisées pour l'enregistrement de téléphones SIP sur le système téléphonique.
-
Codes du compte pour effectuer des appels SIP: Codes d'accès requis pour effectuer des appels SIP au nom de l'usager. Ces informations seront soumises par l'assistante virtuelle à la passerelle SIP à chaque fois qu'elle effectuer un appel pour l'usager. Vous pouvez obtenir ces données auprès de votre fournisseur téléphonique.
L'assistante reste en ligne durant les appels reçus pour créer des conférences
En choisissant d'avoir l'assistante virtuelle présente en ligne durant les appels reçus, vous donnez à l'usager la possibilité de créer des conférences et d'effectuer des transferts après avoir répondu à l'appel. Il doit appuyer sur ÉTOILE deux fois pour mettre l'appelant en attente et accéder à l'assistante virtuelle afin de créer une conférence ou transférer l'appel.
Cochez l'option "L'assistante virtuelle reste en ligne durant les appels reçus" si vous voulez offrir à l'usager les fonctions de conférence et de transfert durant les appels reçus.
L'assistante reste en ligne durant et après les appels effectués
Cochez cette option si vous souhaitez que l'assistante reste en ligne durant les appels que effectués. Ceci donnera à l'usager la possibilité de retourner à sa session téléphonique pour effectuer d'autres opérations sans avoir à raccrocher puis rappeler.
Cochez l'option "L'assistante virtuelle reste en ligne durant les appels reçus" si vous voulez offrir à l'usager continuer sa session après la fin des appels effectués:
- Option cochée: L'usager retourne à sa session téléphonique après chaque appel effectué. Il sera alors en mesure d'effectuer d'autres tâches incluant écouter les courriels, accéder à l'agenda et faire d'autres appels.
- Option décochée: L'usager sera déconnecté dès qu'il finit un appel. S'il a besoin d'effectuer d'autres tâches, il aura besoin de rappeler l'assistante pour démarrer une nouvelle session.
Il faut prendre note que cette option utilise deux canaux: un canal pour la session avec l'assistante virtuelle et un autre canal pour chaque appel sortant. Pour continuer sa session, l'usager peut soit mettre fin à l'appel manuellement ou attendre que l'autre personne raccroche.
Cliquez Soumettre pour sauvegarder les changements, ou Annuler pour fermer la fenêtre en ignorant les changements.
Supprimer des comptes d'usagers
En tant qu'administrateur de compagnie, vous pouvez supprimer des compte d'usagers de la compagnie et du système téléphonique si le fournisseur téléphonique supporte le ravitaillement à distance. Voici comment:
- À partir de la page Usagers , cliquez le lien Supprimer
correspondant à l'usager que vous voulez effacer. Une fenêtre de confirmation s'ouvrira vous demandant de confirmer la suppression de l'usager du répertoire de la compagnie (sans le supprimer du système). - Cochez Avertir l'usager si vous voulez que l'usager soit informé que son compte a été supprimé.
- Cliquez Oui pour confirmer. Les numéro DIDs, le compte SIP ou téléphone SIP attribués à l'usager seront supprimés du système de l'assistante virtuelle.
ux options (si l'usager fait partie d'une compagnie):
Supprimer de la compagnie pour supprimer l'usager de la liste des membres de la compagnie or
- Cliquez Supprimer du Système pour supprimer l'usager complètement de la compagnie et du système.
Si vous choisissez de supprimer l'usager du répertoire de la compagnie seulement, celui-ci pourra continuer utiliser les services en tant qu'usager libre sur le service public, ou en tant que membre d'une autre compagnie.
Si l'usager est un abonné libre (n'est membre d'aucun compte de compagnie sur le système), vous pouvez alors soit cliquer Supprimer pour supprimer l'usager du système, ou Annuler pour fermer la fenêtre sans supprimer l'usager.
Attribuer des DIDs aux usagers
En tant qu'administrateur de compagnie, vous pouvez attribuer un DID à un usager comme suit:
- À partir de la page Usagers page, cliquez le lien Attribuer DID correspondant à l'usager.
Une fenêtre s'ouvrira. - Sélectionnez le DID à attribuer à l'usager and cliquez Soumettre.
Changer les DIDs attribués à un usager
En tant qu'administrateur de compagnie, vous pouvez changer le DID attribué à un usager comme suit:
- À partir de la page Usagers page, cliquez sur le Numéro DID de l'usager.
Une fenêtre s'ouvrira. - Sélectionnez le nouveau DID à attribuer à l'usager and cliquez Soumettre.
Enlever des DIDs attribués à des usagers
En tant qu'administrateur de compagnie, vous pouvez enlever (dissocier) un DID de son usager comme suit:
- À partir de la page Usagers page, cliquez sur le Numéro DID de l'usager.
Une fenêtre s'ouvrira. - Sélectionnez None dans le champ DID et cliquez Soumettre.
Attribuer des extensions aux usagers
En tant qu'administrateur de compagnie, vous pouvez attribuer une extension virtuelle à un usager comme suit:
- À partir de la page Usagers page, cliquez le lien Attribuer Extension correspondant à l'usager.
Une fenêtre s'ouvrira. - Entrez le numéro de l'extension virtuelle que vous voulez attribuer à l'usager et cliquez Soumettre.
Ajouter des forfaits de services aux usagers
En tant qu'administrateur de compagnie, vous pouvez ajouter des forfaits de services au compte d'un usager comme suit:
- À partir de la page Usagers , cliquez le lien Forfaits correspondant à l'usager pour lequel vous voulez ajouter des forfaits.
Une fenêtre s'ouvrira. - Cochez les forfaits que vous voulez ajouter à l'abonnement de l'usager puis cliquez Soumettre.
Enlever des forfaits de services attribués à un usager
En tant qu'administrateur de compagnie, vous pouvez enlever des forfaits de services d'un compte d'usager comme suit:
- À partir de la page Usagers , cliquez le lien Forfaits correspondant à l'usager pour lequel vous voulez ajouter des forfaits.
Une fenêtre s'ouvrira. - Décochez les forfaits que vous voulez supprimer de l'abonnement de l'usager puis cliquez Soumettre.